Mit der gesetzlichen Vorgabe, dass E-Rechnungen elektronisch eingelesen werden müssen, wurde die Sage 100 mit der Version 9.0.8 in den Bereichen Warenwirtschaft und Rechnungswesen erweitert. Sie können mit dieser Version Dateien in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung in die Sage 100 einlesen und daraus Buchungssätze generieren. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten des Imports im Bereich des Rechnungswesens darstellen. Da die Umsetzung der Anforderungen zum Einlesen von E-Rechnungen ein dynamischer Prozess ist, wird dieser Blogeintrag laufend aktualisiert, wenn es neue Funktionen diesbezüglich in der Sage 100 gibt.

Voraussetzungen für den Import

• Die Funktion des Imports von E-Rechnungen ist mit der Version 9.0.8 in den Subcription-Versionen der Sage 100 implementiert. Sie können mittels eines Assistenten die E-Rechnung einlesen, und für den Bereich der Buchungen vorbereiten.
• Es können nur E-Rechnungen eingelesen werden, die in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt wurden.

Grundlagen

In den Grundlagen des Rechnungswesens der Sage 100 können Sie festlegen, ob die Buchungsperiode aus der E-Rechnung ermittelt oder ob Sie zur manuellen Eingabe beim Import aufgefordert werden. 

Der Buchungstext kann vorbelegt werden. Wie bei jedem Buchungstext werden auch hier Platzhalter unterstützt.

E-Rechnungen importieren

Der Import erfolgt aus dem Bereich der Buchungserfassung. Der Maskenaufbau ist identisch mit der Sage Warenwirtschaft.

Über den Button E-Rechnung importieren kann die E-Rechnung aus dem Dateisystem importiert werden:

Über die in der E-Rechnung hinterlegten Umsatzsteueridentifikationsnummer oder der Steuernummer erfolgt die Zuordnung des Lieferanten zur E-Rechnung. Wurde keine Zuordnung gefunden, so müssen Sie manuell einen Lieferanten auswählen.

Da die Daten aus der E-Rechnung kommen, sind diese schreibgeschützt (grau) dargestellt. 

Im Bereich der Vorgangsdaten kann man die steuerrelevanten Beträge sehen:

Im Bereich der Positionen kann man die Rechnungspositionen einsehen und auch hier sehen, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt:

Um aus dieser E-Rechnung eine Buchung zu erzeugen, stehen Ihnen im oberen Bereich die Button Buchung erzeugen und /oder Buchung erzeugen SDIV zur Verfügung. Sobald festgestellt wird, dass es sich in der E-Rechnung um mehr als einen Steuersatz handelt, können Sie nur Buchung erzeugen SDIV verwenden.

Entsprechend der Grundlageneinstellung öffnet sich nun die Abfrage nach der Buchungsperiode. Es wird die Periode des aktuellen Monats vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen alle nicht gesperrten Buchungsperioden des aktuellen Geschäftsjahres.

In der Buchungserfassung werden die vorhandenen Werte der E-Rechnung übernommen. Die Zuordnung der Sachkonten muss manuell erfolgen. 

Im Bereich der Aufteilung Sachkonten wird für jede Artikelposition eine eigene Zeile angeboten. Über das Burger-Menü können Sie die E-Rechnungspositionen mit gleicher Steuer zusammenfassen:

Die Angaben zum Offenen Posten werden aus der E-Rechnung genommen. Die Zahlungskonditionen werden aus dem Lieferantenstamm und nicht aus dem Beleg vorgeschlagen, hier müssen Sie ggf. eine manuelle Änderung vornehmen. Die Informationen aus der E-Rechnung werden Ihnen angezeigt:

Nach dem Speichern der Buchung können Sie in den Menüpunkt E-Rechnung importieren wechseln, die Ansicht aktualisieren und im Status die Meldung Buchung erzeugt sehen:

Sie können aus dieser Maske heraus nun den Buchungsnachweis öffnen.

Eine hilfreiche Option im Burgermenü ermöglicht Ihnen die Quelldatei anzuzeigen. Damit können Sie die Rechnungsinhalte schnell einsehen.

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Mit der Sage 100 Version 9.0.8 können nun E-Rechnungen in die Sage 100 eingelesen werden. Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten, so können Sie die Positionen der E-Rechnung mit Artikeln Ihrer Sage 100 verbinden und daraus eine Eingangsrechnung generieren lassen.

Voraussetzungen für den Import

• Die Funktion des Imports von E-Rechnungen ist mit der Version 9.0.8 in den Subcription-Versionen der Sage 100 implementiert. Sie können mittels eines Assistenten die E-Rechnung einlesen, und für den Bereich der Belegerstellung vorbereiten.
• Es können nur E-Rechnungen eingelesen werden, die in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt werden.

Belege importieren

Im Bereich Einkauf können Sie über den Menüpunkt E-Rechnungen importieren den Dialog zum Import und zur Übergabe an die Einkaufsbelegerstellung aufrufen:

Der Dialog unterscheidet sich nicht zum Rechnungswesen und wird in beiden Applikationen genutzt. Sie können daher auch in der Warenwirtschaft sehen, welche E-Rechnungen im Rechnungswesen eingelesen wurden.

Im Bereich der Adressdaten werden die schreibgeschützten Informationen des Lieferanten angezeigt, die aus der E-Rechnung hervorgehen (grau hinterlegt). Die Zuordnung zum Lieferanten in Ihrer Sage 100 erfolgt über die Steuernummer oder über die UStID.Nr. Gibt es eine Übereinstimmung dieser Nummer mit Ihren Lieferantendaten, so wird dieser Lieferant automatisch ausgewählt. Erfolgt keine automatische Erkennung, so müssen Sie diese Zuordnung manuell vornehmen.

Im Bereich der Vorgangsdaten können Sie einen vorhandenen Vorgang dieser Rechnung zuordnen und auch festlegen, welcher Beleg in Ihrer Sage 100 erstellt werden soll. Achten Sie hier auf Zu- und Abschläge, die in der E-Rechnung enthalten sein können und denen eine Sage Position aus Ihrer Sage 100 zugeordnet werden muss.

Im Register Positionen werden die Positionen der E-Rechnung angezeigt. Sie müssen hier einen Artikel Ihrer Sage 100 zuordnen. Es erfolgt eine automatische Zuordnung, wenn:

• die Lieferantenartikelnummer in Ihrer Sage 100 vorhanden ist.
• die EAN-Nummer der Artikel zwischen der E-Rechnung und mit der EAN-Nummer eines Artikels Ihrer Sage 100 übereinstimmt.

Sie können jederzeit eine manuelle Zuordnung vornehmen.

Hinweis: Achten Sie bei der Zuordnung auf eventuelle Preiseinheiten oder abweichende Mengeneinheiten.

Über die Option Quelldatei anzeigen im Burger-Menü wird der importiere Beleg in einer Vorschau dargestellt. Sie können so sehr schnell die Positionen und ggf. Zu- und Abschläge erkennen.

Beleg erstellen

Nachdem Sie alle Zuordnungen getroffen haben, können Sie einen Sage-Beleg erstellen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Neuer Beleg.  Eventuelle Zuordnungsfehler würden angezeigt werden und erst wenn diese behoben sind, öffnet sich die Belegerfassung im Einkaufsbereich.

Die weitere Belegerfassung unterscheidet sich nicht von den bekannten Vorgängen in der Sage 100.

Sie sollten darauf achten, dass keine weiteren Positionen verändert, gelöscht oder hinzugefügt werden. Die E-Rechnung sollte mit Ihrer Eingangsrechnung in der Sage 100 übereinstimmen.

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Die Erstellung von E-Rechnungen in der Sage 100 wird schon seit 2018 unterstützt und bekommt mit der gesetzliche Vorgabe, dass diese importiert werden müssen, eine neue Aktualität in der Sage Warenwirtschaft. Es ist also an der Zeit Ihnen die Verfahrensweise der Erstellung einer E-Rechnung zu erläutern. Ich möchte Ihnen zeigen, wie schnell Sie mit den richtigen Stammdateneinstellungen solche Rechnungen erstellen und versenden können.

Die Sage 100 unterstützt Sie im Standard bei der Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten:

• ZUGFeRD 1.0
• ZUGFeRD 2.1.1
• XRechnung

Während die XRechnung schon ab 2020 in Deutschland der Standard für die Übermittlung von Rechnungen an den Bund ist, nutzen viele Unternehmen das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), um Rechnungen in elektronischer Form auszutauschen. Durch die neue gesetzliche Anforderung, dass diese Rechnungen empfangen und importiert werden müssen, wird auch die Erstellung einer solchen Rechnung in der Sage 100 immer wichtiger. 

Voraussetzungen für die Erstellung einer E-Rechnung

Neben der aktuellen Sage Software sind auch Hinterlegungen in den Mandantengrundlagen und im Hausbankenstamm Voraussetzung für eine erfolgreiche Erstellung einer E-Rechnung.

In den Grundlagen -> Benutzer -> Einstellungen hinterlegen Sie die Pfade für den Belegdruck. In diesen Verzeichnissen werden die E-Rechnungsdateien (PDF oder/und XML) standardmäßig abgelegt, wenn Sie diese Rechnungen nicht gleich mailen wollen.

In den Stammdaten -> Hausbanken hinterlegen Sie, ob die Hausbank einer E-Rechnung beim Kunden zugeordnet werden kann. 

Einstellungen im Kundenstamm

In den Stammdaten der Kunden legen Sie fest, ob und welche Art von E-Rechnungen der Kunde erhalten soll:

Ihnen stehen die beiden ZUGFeRD-Formate und die XRechnung zur Auswahl. 

Entsprechend der Auswahl im Feld E-Rechnung können Sie im Feld Ausgabe E-Rechnung wählen. Bei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format wird immer eine PDF-Datei erzeugt und die XML-Daten sind im Hintergrund in dieser PDF-Datei gespeichert. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Die zusätzliche erstellte PDF-Datei dient nur der Lesbarkeit des Empfängers.

Format ZUGFeRD:

• als PDF speichern
• per E-Mail 

Format XRechnung

• als XML- und PDF-Datei speichern
• als XML-Datei speichern
• per E-Mail
• per E-Mail mit PDF

Im Feld Leitweg ID geben Sie die Ihnen übermittelte Identifikationsnummer vom Bund ein. Dieses Feld findet nur Berücksichtigung, wenn Sie eine XRechnung erstellen.

Im Feld Hausbank stehen Ihnen alle Hausbanken zur Auswahl, die im Stammsatz für die E-Rechnung markiert wurden. Eine Hausbank muss ausgewählt werden.

Im Feld Kunden-ID können Sie eine individuelle Nummer eingeben, die Sie mit der E-Rechnung an Ihren Kunden übergeben wollen. Meist erhalten Sie diese Nummer mit der Bitte um Verwendung, damit das Zuordnen der E-Rechnung beim Kunden besser möglich ist.

Weitere Felder im Kundenstamm die Sie überprüfen müssen:

• Preiskennzeichen – hier sollten Sie Netto auswählen, da Bruttorechnungen nicht versendet werden
• UStID.Nr. /Steuernummer – eines dieser Felder muss gefüllt sein, da sonst keine E-Rechnung erstellt werden kann.

Belegerfassung Verkauf

Die Belegerfassung einer E-Rechnung ist identisch mit der bisher üblichen Erfassung einer Rechnung. Zusätzlich stehen Ihnen die Felder für den Leistungszeitraum zur Verfügung. Diese Felder werden nur eingeblendet, wenn im Kundenstamm die Felder für die E-Rechnung gefüllt sind.

Drucken einer E-Rechnung

Nach dem Speichern einer Rechnung kann die E-Rechnung gedruckt werden. Es öffnet sich der Vorschaltdialog für den Belegdruck. Sie erhalten den Hinweis, dass die Druckerauswahl ignoriert wird, da der Beleg als E-Rechnung gespeichert wird:

Wenn Sie einen Druckprozess mit Vorschau ausgewählt haben, so stehen Ihnen die Button

• Drucken mit Druckerauswahl 
• PDF anzeigen 

nicht zur Verfügung.

Wählen Sie Drucken und die Datei wird je nach Kundeneinstellung in das vorgesehene Verzeichnis gespeichert oder via E-Mail versendet. Ein manuelles Speichern der E-Rechnung ist möglich.

Eine Ablage in das DMS erfolgt automatisch bei installiertem Dokumentenmanagementsystem.

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E-Rechnungen

Der Bereich E-Rechnungen importieren als gesetzliche Anforderung ab 2025 steht im Mittelpunkt der Änderungen zur Version 9.0.8. Um Ihnen umfassende Informationen zu diesem Bereich zu geben, lesen Sie hier bitte die folgenden Blogeinträge:

• E-Rechnung in der Sage 100 erstellen
• E-Rechnung in das Rechnungswesen der Sage 100 einlesen
• E-Rechnungen in die Warenwirtschaft der Sage 100 einlesen

Auch diese Blogeinträge werden regelmäßig aktualisiert und an die Neuerungen der Sage 100 angepasst.

Datenbankaktualisierung

Nach dem Liveupdate sind auch Änderungen in den Datenbanken notwendig, d.h. Sie müssen nach dem Update die Globale Datenbank und die Applikationsdatenbanken aktualisieren.

Melden Sie sich dazu an der entsprechenden Datenbank ab und Sie erhalten folgende Meldung:

Es öffnet sich ein Fenster, das die einzelnen Updateschritte der Datenbank anzeigt. Diese Liste kann sehr umfangreich sein, wenn es eine Datenbank aus einer älteren Version ist.

Über den Button Aktualisieren erfolgt das Update der Datenbank.

Neben der Aktualisierung der Globalen Datenbank müssen Sie die Postleitzahlen innerhalb der Globalen Datenbank neu einlesen. Dazu wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt und wählen mit der rechten Maustaste das Einlesen aus.

Neuerungen im Rechnungswesen

Da der Schwerpunkt der Neuerungen in der Version 9.0.8 der Import der E-Rechnung ist, gibt es nur einige kleinere Neuerungen im Rechnungswesen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Auslandszahlungsverkehr nach DIN 20022

Seit November 2022 kann die Übersendung der Daten im Bereich des Auslandszahlungsverkehrs auf Basis der DIN 20022 an die Banken erfolgen. Mit der Version 9.0.8 wurde diese Versendungsart in den Zahlungsverkehr aufgenommen und steht Ihnen ergänzend für DTAZV zur Verfügung. In den Grundlagen des Zahlungsverkehrs können Sie nun diesen neuen Versendungsweg einstellen und bei der Erstellung der Exportdateien im Zahlungsverkehr nutzen.

In den nächsten Jahren werden das Eurosystem und SWIFT die alten MT-Formate für den Zahlungsverkehr auf XML umstellen. Gleichzeitig werden auch andere große Märkte wie Großbritannien und die USA auf ISO 20022 umstellen. China, Japan und die Schweiz haben bereits umgestellt. Insgesamt gibt es über 200 Initiativen in über siebzig Ländern, die entweder bereits ihre Zahlungssysteme auf Basis von ISO 20022 umgestellt haben, diese aktuell einführen oder sich in der Planungsphase befinden. Die Übergangszeit endet wahrscheinlich für Deutschland und Österreich im Oktober 2025.

Wirtschafts-Identifikationsnummer – W-Id-Nr. (nur Deutschland)

Der Gesetzgeber in Deutschland hat mit der Einführung der §§ 139a bis 139d Abgabenordnung (AO) dem Bundeszentralamt für Steuern die Aufgabe übertragen, jedem Steuerpflichtigen ein einheitliches und dauerhaftes Merkmal für steuerliche Zwecke zuzuteilen. Beim Identifikationsmerkmal unterscheidet § 139a AO zwischen natürlichen Personen und wirtschaftlich Tätigen.

Die künftige W-Id-Nr. stellt somit die eindeutige Identifizierung von Unternehmen bei den Finanzbehörden und anderen staatlichen Stellen dar. Zunächst wird die W-Id.Nr. weder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch andere bestehende Identifikationsnummern ersetzen, vielmehr soll sie parallel zu diesen verwendet werden. Allerdings soll in der Zukunft mit der W-Id.Nr. die Verwaltung vereinfacht werden. So soll diese bei Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen gegenüber den Finanzbehörden genutzt werden.

Der Aufbau der W-Id-Nr. besteht aus den Buchstaben „DE“ und neun Ziffern. Weiteres Merkmal ist eine mit Bindestrich getrennte 5-stellige Unterscheidung, die der Identifizierung einzelner Betriebe, Betriebsstätten oder Tätigkeiten dient. Zunächst ist nur Unterscheidungsmerkmal 00001 zulässig. Weitere Unterscheidungsmerkmale (beginnend mit 00002) werden ab dem 01.03.2026 mitgeteilt. Beispielhaft könnte eine W-Id-Nr. wie folgt aussehen: DE123456789-00001.

Für einen Übergangszeitraum soll nicht beanstandet werden, wenn ein wirtschaftlich Tätiger statt seiner W-Id-Nr. die Steuernummer angibt. Es entstehen keine steuerlichen Nachteile, wenn Sie bis Ende des Jahres 2024 noch keine ID erhalten haben, denn die Angabe der W-Id.Nr. ist bis zum 31.12.2026 nicht verpflichtend.

Die Hinterlegung können Sie schon jetzt in den Mandantengrundlagen vornehmen. Es hat jedoch keine weiteren Auswirkungen in der Software (Stand 11/2024). Es wird geprüft, ob die W-ID-Nr mit der UStID übereinstimmt. Ist dem nicht so, erhalten Sie eine Programmmeldung.

Schnittstelle zur elektronischen Übermittlung an die Deutsche Rentenversicherung – euBP  (nur Deutschland)

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung an die Deutsche Rentenversicherung ist in den Lohnprogrammen schon gelebte Praxis. Neben den Daten aus den Lohnprogrammen müssen Sie prüfungsrelevante Daten ab 2025 auch aus Ihrer Finanzbuchhaltung übermitteln. Bis 2024 war dies freiwillig möglich.

Die Übergabe erfolgt aus dem Bereich des Jahresabschlusses und basiert auf das Setzen des Kennzeichens euBP Datenexport im Sachkontenstamm. Sie müssen die notwenigen Konten für den Export kennzeichnen:

Wenn Sie zur Vorbereitung des Exports eine Vielzahl von Konten umstellen wollen, so steht Ihnen auch die Schnelländerung im Bereich der Stammdaten zur Verfügung:

Der Export der gekennzeichneten Konten erfolgt über den Jahresabschluss -> euBP Datenexport.

Im Vorschaltdialog legen Sie das Jahr und den Buchungskreis für den Export fest:

Es werden ihnen in einer Auskunft alle festgelegten Konten inkl. der Buchungen angezeigt. Diese Übersicht dient nur zur Information.

Über den Button Datensätze exportieren können Sie die Mandantenbezeichnung die Bilanzart und das Zielverzeichnis für die Datei festlegen:

Die nun erstellte und abgelegte Datei können Sie zur Prüfung übersenden:

Saldenauskunft Sachkonten

Eine scheinbar kleine Erweiterung in den Auskünften ermöglicht nun eine schnelle Übersicht über die Buchungen auf einzelne Konten. Im Gegensatz zu der Kontoauskunft, welches für jedes Konto einzeln aufgerufen werden muss, kann nun die Saldenauskunft einen sehr schnellen Überblick über einzelne Konten oder Kontengruppen geben:

Wie in jeder Auskunft können Sie die Spalten der Übersicht ein- und ausblenden und die Datensätze nach eigenen Anforderungen sortieren und gruppieren:

Im Bereich der Details für das Sachkonto können Sie einzelne Buchungen markieren und den Buchungsnachweis oder die Buchung direkt in der Buchungserfassung öffnen. Sollten Sie das Sage DMS einsetzen, so kann auch der Beleg angezeigt werden.

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