Installation des Updates

Wie schon bei der Vorstellung der Version 8.1 angekündigt, sollen alle Updates bis 2020 als Liveupdates zur Verfügung gestellt werden. Diese Art der Verteilung von Neuerungen ist sicher nicht nur für Ihren Business-Partner, sondern auch für die Anwender die schnellste Möglichkeit, auf die neueste Version zu wechseln. Starten Sie das Liveupdate und knapp 400MB neue Daten werden geladen und installiert. Nach dem Liveupdate ist ein Datenbankupdate im Administrator notwendig, und schon können Sie die Neuerungen und Änderungen in der 8.1.1 nutzen. Wenn Sie das Dokumentenmanagement (Sage DMS) nutzen, müssen Sie auch die DMS Strukturen über den Administrator aktualisieren. Anwendern der Sage 100 mit Anpassungen oder erstellten Lösungen von Business Partnern würde ich empfehlen,  vor dem Update zu erfragen, ob auch diese Lösungen ein Update benötigt. Auch bei diesem Update gilt: machen Sie eine Datensicherung vorher, und nutzen Sie das Wissen Ihrer Softwareberater.

Was ist neu in der Version 8.1.1

Ich möchte Ihnen hier einen Überblick über die Neuerungen und Änderungen geben – nicht alle Änderungen habe ich in der Software schon gefunden, denn scheinbar hat man sich bei der Dokumentation seitens Sage nur auf das Wesentliche beschränkt. Aber gerade ein paar undokumentierte Features machen das Update noch interessanter und zeigen, dass doch die Hinweise der Anwender aufgegriffen wurden.

Neuer Hausbankenstamm

Der Hausbankenstamm der Sage 100 wurde nun auf die neuen Masken umgestellt und kann wie alle neuen Masken individuell angepasst werden. Im Bereich der SEPA Version wurde nun die Version ZKA 3.2 aufgenommen und dafür die Version ZKA 2.9 aus der Aufstellung genommen.

Anwender, die aktuell in dem Feld SEPA Version noch ZKA 2.9 hinterlegt hatten, müssen nun manuell die Version ändern. Sie können sonst keine Zahlungsläufe mehr durchführen.

Im Feld Zahlungsservice steht Ihnen neben der Auswahl PayPal nun auch Sage Zahlungen online zur Verfügung. Sage Zahlung online nutzen Sie, um PayPal als Zahlungsoption in die Sage 100 zu integrieren. PayPal Umsätze werden dann online bei PayPal  in einem Format abgefragt, welches über den Girostar verarbeitet werden kann. Eine Verknüpfung mit einem PayPal Konto ist möglich und ermöglicht die Arbeit mit der “Jetzt-Zahlen-Funktionalität”. Spannend ist hier sicher auch die Verbindung mit der Warenwirtschaft, denn dort kann auf den Belegen der entsprechende QR-Code hinterlegt werden. In einem eigenen Blogeintrag werde ich Ihnen diesen Zahlungsservice vorstellen und deren Möglichkeiten genauer beschreiben.

Änderungen in der Buchungserfassung

Um schnell eine neue Buchungssitzung anlegen zu können, wurde diese Möglichkeit in das Burger-Menü aufgenommen. Damit können Sie  diese Funktion auch auf einer Schaltfläche positionieren:

Eine Änderung wurde auch in der Aufstellung der Spalten in der Buchungserfassung vorgenommen. Sie können nun die Anzeige  nicht nur in der Reihenfolge ändern, sondern auch festlegen, welche Felder angezeigt werden sollen. Über den Menüeintrag Einstellungen – Spalten ein-/ausblenden wählen Sie die gewünschten Spalten aus:

Sie markieren die gewünschten Spalten und diese werden dann angezeigt. Das Verschieben der Spalten geht wie gewohnt per Drag & Drop in der Spaltenüberschrift. Wenn Sie den Listendruck/-export vornehmen, werden alle Spalten in der Reihenfolge dargestellt, die Sie festgelegt haben.

Es wurden auch weitere Einstellungen zur Buchungserfassung festgelegt bzw. erweitert. So ist es nun möglich, dass bis zu 2000 Offene Posten angezeigt werden können. Bisher lag diese Grenze bei 500. 

Neu ist die Option Datum neuer OPs bei Belegdatum-Änderung aktualisieren.

Wenn Sie während der Buchungserfassung das Belegdatum ändern, ändert sich automatisch auch das OP-Datum. Ohne diese Option müssen Sie ggf. das OP-Datum manuell ändern.

Eine weitere Option erleichtert Ihre Arbeit in der Buchungserfassung. Wenn Sie Buchungstext beim Bearbeiten immer beibehalten mit Ja  festlegen, wird bei der Änderung von Buchungen (z.B. andere Konten) der Buchungstext nicht neu ermittelt, sondern beibehalten.

Viele Anwender haben sich immer gewundert, warum die Offene Posten die durch Überzahlung oder Zahlung beim Kontokorrent entstanden sind, nicht automatisch angezeigt wurden. Mit dieser Version werden auch diese OPs in der normalen Aufstellung mit angezeigt.

Wenn Sie in der Buchungserfassung mit Einmalkunden/Einmallieferanten arbeiten, so öffnet sich sofort nach der Eingabe der Kontonummer die Erfassungsmaske für die Adresse. Somit ist das Wechseln in den rechten Bildschirmbereich zur Anlage der Adresse nicht mehr notwendig,  und Sie können diese Eingabe sofort vornehmen.

Änderungen in der Anzeige der Buchungssitzungen

In der Aufstellung der Buchungssitzungen werden Ihnen nun auch die gesperrten Perioden angezeigt. Sie können nun auch für gesperrte Perioden die Sitzungsprotokolle aus dieser Maske aufrufen:

Wiederkehrende Buchungen 

Der Bereich der wiederkehrenden Buchungen wurde mit der 8.1.1 überarbeitet. Sie haben nun einen gesonderten Bereich, um diese Buchungen zu bearbeiten und zu übernehmen, der über die Möglichkeiten der bisherigen wiederkehrenden Buchungen hinausgeht. Ich habe diesbezüglich den Blogeintrag zu den wiederkehrenden Buchungen überarbeitet. Sie finden  die aktuelle Version dazu im Blog.

Datenbank Dokumentation

Mit der Version 8.1.1 wurde Ihnen auch eine umfangreiche Dokumentation der Sage 100 Datenbank zur Verfügung gestellt. Diese benötigen Sie bei Betriebsprüfungen . In dieser Dokumentation sind alle Felder und Verknüpfungen der Felder beschrieben.  Diese Dokumentation erleichtert auch “Nichtentwicklern” den Einblick in die “inneren Werte der Software”. Bei einer Standardinstallation  finden Sie dieses Dokument unter Program Files (x86)\Sage100\8.1\Dokumente.

Änderungen in den neuen Masken und Auskünften

Auch in diesem Bereich wurden mit der 8.1.1 einige Änderungen vorgenommen, die den Anwendern der Software die Arbeit leichter macht. 

Um neue Felder in die Spaltenansicht zu positionieren, können Sie nun die Felder einfach anklicken. Diese werden dann in die Spaltenübersicht übernommen. So können Sie auch gleichzeitig mehrere Felder einfügen. Die bisherige Möglichkeit, per Schieben des Feldes in die Spaltenüberschrift, bleibt natürlich vorhanden:

Wenn Sie die Bezeichnung der Felder bereits kennen, können Sie auch in dem Dialog danach suchen, indem Sie den Feldnamen oben eingeben.

In den Auskünften sehen Sie nun über die Daten-Navigation die Anzahl der Datensätze und können über die entsprechenden Felder auch die Datensätze wechseln:

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Die wiederkehrenden Buchungen im Rechnungswesen der Sage 100 gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Teil Ihrer Buchungen einmalig einzugeben und in periodischen Abständen nochmals zu übernehmen. Diese Art von Buchungen kann man sehr gut nutzen um seine eigenen wiederkehrenden Verbindlichkeiten (z.B. Leasing oder Versicherungen) oder auch wiederkehrende Forderungen (Vermietungen) festzulegen und diese Buchungen weitestgehend automatisch auszuführen.

Welche Vorteile haben diese wiederkehrenden Buchungen?

• Sie legen die wiederkehrenden Buchungen ausgehend von einer “normalen” Buchung an, und können diese dann periodisch in die Buchhaltung übernehmen.
• Buchungen mit dem gleichen Inhalt müssen nicht immer wieder vorgenommen werden.
• Buchungen zu Forderungen und Verbindlichkeiten geben immer einen umfassenden Überblick über alle Forderungen und Verbindlichkeiten, auch wenn diese durch Abbuchungen oder Lastschriften abgewickelt werden.
• Wiederkehrende Buchungen können ein Ablaufdatum erhalten, womit man z.B. das Ende von Leasing- und Mietverträgen abbilden kann.
• Die Buchungen können jederzeit verändert und für weitere Übernahmen anders definiert werden.

Ablauf der Arbeit mit wiederkehrenden Buchungen

Die Arbeit mit wiederkehrenden Buchungen wird in 4 Schritten vorgenommen:

• Anlage einer Buchung
• Definition der Buchung als wiederkehrende Buchung
• Verwaltungstool für wiederkehrende Buchungen
• Übernahme der wiederkehrenden Buchung

Anlage einer Buchung

Bevor Sie eine Buchung als wiederkehrende Buchung definieren können, müssen Sie diese in der Buchungserfassung eingeben und speichern. Diese Buchung wird in der Buchungsaufstellung angezeigt:

Sie können diese Buchung in Dialog oder Stapel erfassen.

Beachten Sie, dass der Buchungstext in alle folgenden Buchungen übernommen wird.

Definition der Buchung als wiederkehrende Buchung

Nachdem Sie die Buchung erfasst haben, müssen Sie diese in der Aufstellung markieren. Mittels rechter Maustaste oder über das Burger Menü über Buchung  – wiederkehrende Buchung… können Sie die Definition vornehmen:

Als Beginn wird Ihnen die aktuelle Periode vorgeschlagen – also die Periode in dem die Vorlagebuchung eingegeben wurde. Diese Periode kann geändert werden. Im Feld Ende stehen Ihnen die Perioden der angelegten Geschäftsjahre sowie die Perioden der zusätzlichen Planungsjahre zur Verfügung. Diese hinterlegen Sie in den Grundlagen des Mandanten im Bereich Buchungsperioden. Die Wiederkehr kann gewählt werden zwischen:

• monatlich
• zweimonatlich
• quartalsweise
• halbjährlich
• jährlich

Die Gruppen für die wiederkehrenden Buchungen legen Sie im Bereich Gruppenkennzeichen – Anwendung an und können diese hier auswählen.  Eine Einteilung der wiederkehrenden Buchungen nach Gruppen ergibt einen Sinn, wenn Sie die Übernahme zu unterschiedlichen Zeitpunkten vornehmen wollen.

Wenn Sie die Option Verwendung sperren setzen, so wird die Übernahme der wiederkehrenden Buchung bis zur Aufhebung dieses Kennzeichens verhindert. Diese Kennzeichen sollten Sie setzen, wenn Sie die Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen wollen.

Bereich Optionen

In den Optionen können Sie weitere Vorgaben hinterlegen:

Im Feld Buchungsbetrag entscheiden Sie, ob der Betrag aus der letzten Buchung oder ein fester Betrag sein soll. Wenn sich der Betrag in der Laufzeit hin und wieder einmal ändert, so würde ich Ihnen die Option Betrag aus der letzten Buchung empfehlen. Wenn sich dann der Betrag ändert, so ändern Sie die letzte Buchung, die mit der wiederkehrenden Buchung angelegt wurde. In den folgenden Buchungen wird der neue Betrag als Buchungsbetrag herangezogen.

In den Feldern Belegnummer und OP Nummer geben Sie die entsprechenden Werte ein. da diese aber bei allen Buchungen dann verwendet werden, würde ich Ihnen den Einsatz von verfügbaren Platzhaltern empfehlen: Hier stehen Ihnen Periode und Jahr zur Verfügung.

Beispiel: Eingabe mit Platzhaltern im Feld: 4711_[Periode]_[Jahr] ergibt z.B. in der Periode September 4711_09_2017. Gerade im Bereich der OP-Nummer ist so eine Eindeutigkeit möglich.

Die Felder Akz Soll und Akz Haben werden berücksichtigt, wenn die Arbeit mit Abstimmkennzeichen bei mindestens einem beteiligten Konto hinterlegt ist.

Die Aktivierung der Option Belegdatum aktualisieren ermöglicht die automatische Übernahme des aktuellen Belegdatums bei der Übernahme der wiederkehrenden Buchung. Diese Einstellung würde ich Ihnen empfehlen, da sonst ggf. alle Buchungen mit dem ursprünglichen Belegdatum  der Anlage der wiederkehrenden Buchung versehen werden.

Im Bereich der Historie werden die bisherigen Buchungen zur hinterlegten wiederkehrenden Buchung angezeigt. Änderungen können Sie hier nicht vornehmen, diese Historie dient ausschließlich der Information:

Eine wiederkehrende Buchung wird Ihnen in der Aufstellung der Buchungen angezeigt:

Verwaltungstool für wiederkehrende Buchungen

Über den eigenen Menübereich Buchungserfassung -> Wiederkehrende Buchungen können Sie die Verwaltung und Protokollierung der wiederkehrenden Buchungen aufrufen

In der oberen Ansicht sehen Sie die Gruppen der wiederkehrenden Buchungen und im unteren Bereich die dazugehörigen Buchungen. Über das Burger-Menü können Sie sowohl die Gruppen als auch die Buchungen ausdrucken.

Übernahme der wiederkehrenden Buchung

Die Übernahme der wiederkehrenden Buchung erfolgt über das Verwaltungstool. Sie können über das Burger-Menü einzelne Gruppen oder alle Gruppen gleichzeitig übernehmen:

Es öffnet sich eine weitere Maske zur Eingabe des Buchungsdatums und der Buchungsperiode

Sie entscheiden hier auch, ob die erzeugten Buchungen sofort verarbeitet oder im Stapel gebucht werden. Eine zeitversetzte Übernahme steht Ihnen nur bei der Enterprise-Version der Sage 100 zur Verfügung

Mit OK wird geprüft, ob es wiederkehrende Buchungen für die Buchungsperiode gibt und ob diese noch nicht übergeben wurden. Mit der Übernahme wird eine eigene Buchungssitzung angelegt und die Buchung in diese Sitzung übernommen. Eine Hinweismeldung zeigt die Anzahl der Buchungen an:

Eine mehrmalige Übernahme der Buchung ist nicht möglich, da dies vor der Übernahme bereits geprüft wird.

Wiederkehrende Buchung löschen

Wird die wiederkehrende Buchung nicht mehr benötigt, so können Sie die folgenden Wiederholungen löschen:

Mit dem Löschen werden nur folgende Buchungen nicht mehr möglich. Alle zuvor erfassten oder übernommenen Buchungen bleiben unverändert vorhanden.

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