1. Was ist eine rechnungsersetzende Gutschrift und welche Vorteile haben diese Gutschriften?
2. Welche Einstellungen muss ich im Verkauf für diese Belege vornehmen?
3. Wie wirkt sich diese Belegart in einem Verkaufsvorgang aus?
4. Wie werden diese Belege in der Übergabe an das Rechnungswesen gebucht?

Rechnungsersetzende Gutschriften können Sie auch im Einkaufsbereich erstellten. Lesen Sie dazu den entsprechenden Blogbeitrag.

Was ist eine rechnungsersetzende Gutschrift und welche Vorteile haben diese Gutschriften im Verkauf?

Im Verkauf schreiben Sie als Leitungserbringer “normalerweise” eine Rechnung an Ihren Kunden den Leistungsempfänger. Der Kunde erhält die Rechnung und bezahlt diese. Bei einer rechnungsersetzenden Gutschrift bekommen Sie einen Beleg vom Kunden (Leistungsempfänger) und buchen diesen in Ihre Sage 100 ein. Sie schreiben also keine Rechnung, sondern geben die Daten ein, nachdem Sie eine Gutschrift vom Kunden im Verkaufsprozess erhalten haben. Im Belegworkflow erstellen Sie z.B. eine Auftragsbestätigung, liefern die Ware via Lieferschein, und warten nun auf die Gutschrift des Kunden. Sie schreiben keine Rechnung, sondern erwarten die Gutschrift. Diese rechnungsersetzende Gutschrift muss allen Anforderungen einer Rechnung entsprechen. In einem Verkaufsvorgang wird diese rechnungsersetzende Gutschrift wie eine Rechnung dargestellt.

Welche Einstellungen muss ich im Verkauf für diese Belege vornehmen?

Die Belegart Gutschriftverfahren wurde mit der Sage 100 Version 9.0.9 neu eingeführt und ist in der Tabelle (KHKVKBelegarten) hinterlegt. Die Nummernbereiche sind eingegliedert in den Nummernkreis der Rechnungen. Sie müssen diese Belegart in den Workflow des Verkaufs eingliedern. Es empfiehlt sich hier die gleichen Einstellungen vorzunehmen, wie bei einer Rechnung. Da dieser neuen Belegart noch kein Druckprozess zugeordnet wurde, müssen Sie dieses im Bereich Administration -> Druckprozesse definieren vornehmen. Hier würde ich empfehlen, dass Sie sich an dem Druckprozess einer Rechnung orientieren.

Wenn Sie das Sage DMS im Einsatz haben, so sollten Sie auch die DMS-Einstellungen zu dieser Belegart im Administrator der Sage 100 kontrollieren und ggf. diese Gutschriften einer DMS-Belegart zuordnen.

Wie wirkt sich diese Belegart in einem Verkaufsvorgang aus?

Die rechnungsersetzende Gutschrift wird im Vorgang mit einer Verkaufsrechnung gleichgesetzt. Sie kann als Initialbeleg (ohne Vorbeleg) angelegt werden und ist nicht lagerrelevant. In der Gleichgewichtsstatistik wird das Gutschriftverfahren als Berechnet dargestellt.

Wie werden diese Belege in der Übergabe an das Rechnungswesen gebucht?

Bei der Übergabe an das Rechnungswesen wird die rechnungsersetzende Gutschrift einer Rechnung gleichgesetzt. Die Buchungsübergabe erfolgt je nach Einstellung sofort oder mit einem Übergabelauf. Der Buchungssatz Debitor an Erlöse wird entsprechend der Einstellungen im Rechnungswesen verwendet, Erlöscodes, Buchungstext und Steuereinstellungen sind deckungsgleich mit einer Rechnung.

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Mit der Angebotserstellung in der Sage 100 kann man in der Belegerfassung Belege mit gleichzeitiger Neuanlage von Adressen und Kunden erstellen bzw. in einem anderen Verkaufsbeleg einen Kunden neu anlegen.

Angebot an einen neuen Interessenten

In der Erfassung eines Angebotes kann man den Empfängertyp Interessenten auswählen. Über die 3 Punkte kann man aus dieser Maske heraus eine neue Adresse anlegen oder über die Lupe eine vorhandene Adresse auswählen:

In einem Eingabefeld gibt man den Matchcode der neuen Adresse ein und füllt dann in der Angebotserfassung die Adressfelder aus. Diese werden nach dem Speichern des Angebotes in den Adressstamm der Sage 100 übernommen.
Als Vorlage für das Steuergebiet, Preis- und Rabattfindung usw. wird der Kunde herangezogen, der in den Mandanteneinstellungen als Vorlage für Interessent/Kunden hinterlegt ist:

Belege an einen neuen Kunden

Einen neuen Kunden können Sie bei jedem VK-Beleg über den Empfängertyp Kunden anlegen:

Im Eingabefenster für den Matchcode kann man auch gleichzeitig die neue Kundennummer eingeben oder sich über die 3 Punkte eine neue Kundennummer vorschlagen lassen.

Alternativ kann man natürlich auch in den Kundenstamm gehen und zunächst dort die Adresse erfassen. Anschließend kann man über den Menüpunkt Beleg anlegen einen neuen Beleg für diesen Kunden erfassen:

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Im heutigen Blogeintrag möchte ich Ihnen ein paar Hinweise zur Arbeit mit Einmalkunden in der Sage 100 geben. Diese Funktion wird nur von wenigen unserer Kunden eingesetzt. Warum? Weil viele Sage 100 Anwender vielleicht nicht wissen, wie man Einmalkunden anlegt und wie man diese nutzen kann.

Will man den Kundenstamm nicht zu sehr aufblähen lassen und  trotzdem die Adressen der Kunden erfassen, die nur 1x oder recht selten kaufen, können Sie die Sonderfunktion Einmalvorgänge nutzen. Die Verfahrensweise ist dazu sehr einfach und zeigt sich in 4 Schritten:

1. Anlegen eines Kunden als Vorlagekunde für Einmalvorgänge
2. Erstellen eines Verkaufsbeleges an einen Einmalkunden
3. Auswertungsmöglichkeiten
4. Belegerstellung mit Übergabe an das Rechnungswesen

Anlegen eines Kunden für Einmalvorgänge

Ein solcher Kunde wird im Kundenstamm angelegt, man vergibt einen Namen und einen Matchcode und natürlich eine Kundennummer. Die Eingabe zur Straße, PLZ, Ort usw. sind nicht notwendig, da diese Adressinformationen sich ja ändert und keine Vorlage bilden soll. Wenn Sie Vorgaben zum Steuergebiet oder zur Preisliste hinterlegen wollen, so ist dies möglich. In der weiteren Verwendung des Kunden können Sie diese Eingaben im Verkaufsbeleg auch überschreiben. Im Bereich der Bedingungen wird im Feld Sonderfunktion Einmalvorgänge ausgewählt.

Beachten Sie, dass diese Auswahl nur möglich ist, wenn der Kunde noch nicht genutzt wurde, weder in der Warenwirtschaft noch im Rechnungswesen.

Erstellen eines Verkaufsbeleges

In der Erfassung eines Verkaufsbeleges wählen Sie nun, den zuvor angelegten Kunden aus, der für Einmalvorgänge angelegt wurde. Überschreiben Sie die Felder der Kundeninformation:

Diese Informationen werden im Beleg gespeichert. Achten Sie bei der Eingabe im Verkaufsbeleg auf die hinterlegten Informationen zum Steuergebiet, Vertreter und zu den Verkaufspreisen. Es werden die Daten aus dem Kundenstamm des Einmalkunden vorgeschlagen. Diese Informationen sind belegbezogen und werden nicht im Stammsatz gespeichert.

Auswertungsmöglichkeiten

Der neu erstellte Beleg ist in der Sammelmappe des Einmalkunden. Auch Statistiken und Auswertungen werden zum Einmalkunden geführt.

Belegerstellung mit Übergabe an das Rechnungswesen

Wenn Sie Verkaufsbelege erstellen und diesen an das Rechnungswesen übergeben (z.B. Sofortrechnung, Rechnung, Direktrechnung…), so wird mit der Übergabe gleichzeitig eine neue Adresse angelegt. Sie finden diese Adresse in den Stammdaten -> Adressen.

Kundenmatchcode setzen

Da standardmäßig der Matchcode des Einmalkunden für die Adresse übergeben wird, empfiehlt es sich diesen Matchcode zur manuellen Anlage in die Belegerfassung zu positionieren, so kann der Matchcode gleich richtig gesetzt werden. Sie nehmen die Positionierung über das Layout vor:

Zu dieser Adresse gibt es keinen Kontokorrent-Verweis und der Beleg befindet sich auch nicht in der Sammelmappe der Adresse:

Im Rechnungswesen wird auf das Konto des Einmalkunden gebucht – der Offene Posten wird zur neuen Adresse angelegt.

Weitere Informationen zur Arbeit im Rechnungswesen finden Sie im Blogeintrag Einmalkunden im Rechnungswesen.

Beachten Sie auch die Hinweise im Blogeintrag https://www.sage100.rocks/einstellungen-zu-einmalkunden-und-deren-uebergabe-in-das-rechnungswesen/

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In den Trainings der Warenwirtschaft wird die Arbeit mit Chargen in der Sage 100 immer häufiger ein Thema. Daher möchte ich Ihnen in diesem Blogeintrag Hinweise zur Arbeit mit Chargen geben und gleichzeitig die Anlage, Verwaltung und Auswertung von Geschäftsprozessen mit Chargen darstellen. Sprechen Sie mit Ihrem Business Partner ab, ob die Chargenverwaltung in Ihrer aktuellen Lizenz enthalten ist, da sie von seitens Sage in den verschiedenen Versionen unterschiedlich gehandhabt wird.

Artikel für Arbeit mit Chargen kennzeichnen

Mit der Artikelanlage können Sie für einen Artikel die Chargenpflicht kennzeichnen:

Im entsprechenden Feld wählen Sie zwischen

• Keine
• Verkaufsbereich
• Lagerführung und Verkauf

Hinweis: Wenn der Artikel einen Lagerbestand hat oder in einem Beleg verwendet wurde, kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden.

Die Auswahl Verkaufsbereich ermöglicht Ihnen im Verkaufsbeleg die Charge für die Artikel festzulegen. Nach der Eingabe der Artikelmenge werden Sie zur Eingabe der Chargeninformationen aufgefordert. Eine Chargeneingabe im Einkauf und der Lagerhaltung ist nicht möglich.

Mit der  Auswahl Lagerführung und Verkauf legen Sie fest, dass bereits beim Artikeleinkauf oder der Einlagerung eines Artikels die Chargen mit eingegeben werden müssen. Im Verkaufsbereich haben Sie dann nur noch die Möglichkeit, aus einer vorhandenen Charge auszuwählen. Sie können im Verkaufsbeleg keine neue Charge anlegen.

Anlage einer Charge im Einkaufsbeleg

Schon bei der Eingabe des Artikels in einem Einkaufsbeleg wird die vorgeschlagene Menge mit 0 ausgewiesen.

Ändern Sie die Menge, so öffnet sich die Maske zur Auswahl bzw. Neuanlage einer Charge:

Nach der Auswahl des Lagerortes/Lagerplatzes kann man in den Bereich Chargen hinzufügen wechseln. Gibt es zum Artikel bereits eine Charge in dem Lagerort, so wird diese in der Aufstellung angezeigt und Sie können die Einkaufsmenge einer Charge zuordnen. Wollen Sie eine neue Charge anlegen, geben Sie in der Spalte Charge eine neue Chargenbezeichnung  sowie das Verfallsdatum und ggf. einen Langtext ein.

Anlage einer Charge durch manuellen Lagerzugang

Im Lagerbereich erfolgt beim manuellen Lagerzugang die Eingabe der Chargen, wie Sie es bereits beim Einkaufsbeleg kennen. Nach Eingabe der Artikelmenge öffnet sich die Erfassungsmaske für die neue Charge.

Vor dem Speichern der Lagerbuchung werden die Chargeninformationen nochmals in der Erfassungsmaske angezeigt. Über den Stift oben rechts kann der Assistent für Zusatzdaten nochmals aufgerufen werden:

Verkauf von Artikeln mit Chargen

Wenn Sie einen Verkaufsbeleg erstellen, der eine Rechnung oder/und Lieferung im Vorgang auslöst, werden Sie bei der Mengeneingabe nach der Charge gefragt. Entsprechend der Stammdatenanlage des Artikels können Sie eine Charge anlegen (Chargenpflicht = Verkauf) oder eine Charge auswählen (Chargenpflicht = Lagerführung und Verkauf). Die Anzeige erfolgt je Lagerort:

Auf dem Beleg wir die Chargennummer angedruckt:

Möchten Sie die Chargenauswahl ändern,  so wählen Sie in der Position das Burger-Menü Position verwalten – Chargen. Hier können Sie die Menge und Charge der Position verändern . Eine Änderung der Positionsmenge bietet auch die Chargenauswahl.

Auswertungen zur Chargenverwaltung

Unter Umsatzlisten – Artikel – Chargen finden Sie eine Auswertung getrennt nach Ein- und Verkauf zu den Chargenumsätzen. Im Vorschaltdialog können Sie auch nach Chargennummer die Auswertung eingrenzen:

Die Auswertung kann jahresübergreifend erfolgen:

In der Auswertung – Lagerbestände – Chargenverzeichnis wird Ihnen eine Aufstellung der vorhandenen Chargen  mit Verfallsdatum getrennt nach Artikelnummer gezeigt:

Auskünfte zur Chargenverwaltung

Auch in den Auskünften können Sie viele Informationen über die Verwendung von Chargen erhalten. Im Chargennachweis wählen Sie die Artikelnummer oder Charge aus, und Sie erhalten eine Auskunft zur Verwendung getrennt nach Verkauf, Einkauf und Lager:

Wie in jeder anderen Auskunft können Sie über das Burger-Menü weitere Informationen zur Position erhalten und ggf. auch den Beleg öffnen oder drucken.

In der Auskunft Chargenbestand werden die Lagerbestände und das Verfalldatum der Chargen angezeigt. Über das Burger-Menü können Sie von hier aus in den Artikelstamm, in den Chargennachweis oder in die Details der Charge wechseln. Über die Chargendetails können Sie auch das Verfalldatum verändern oder eine Bemerkung zur Charge hinterlegen.

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Die hier vorgestellte Funktion Übernehmen steht Ihnen im Ein- und Verkauf zur Verfügung. Da die Verfahrensweise identisch ist, werde ich es im Verkaufsbereich erläutern.

Beleg anlegen und Position übernehmen

Im Bereich der Auftragserfassung legen Sie einen neuen Beleg an. Sie wählen den Kunden und geben die relevanten Belegdaten im Belegkopf an. Um Positionen zu übernehmen, ist die Belegart  (Angebot, Auftrag, Lieferschein …) unerheblich. Sie wechseln in das Register Positionen und gehen in eine leere Position. Diese Position kann zu Beginn eines Beleges oder auch im weiteren Verlauf gewählt werden. Wichtig ist nur, dass die Position leer ist – also weder der Typ noch andere Eingaben in der Zeile vorgenommen wurden.

Über das Burger Menü zur Position können Sie nun die Option Übernehmen wählen. Diese Möglichkeit wird nur angeboten, wenn die Positionszeile leer ist:

Es öffnet sich der Dialog zur Belegsuche. Über die Sucheinstellungen können Sie aus allen Verkaufsbelegen der Sage 100, unabhängig von der Belegart und dem Geschäftsjahr,  den gewünschten Beleg für die Positionsübernahme finden. Nutzen Sie dazu die Filterzeile.

In den Einstellungen dieser Liste wählen Sie, wie bei jeder Auskunft in der Sage 100, ob eine Auswahl oder Auskunft angezeigt werden soll:

Wenn Sie einen Beleg mit Doppelklick öffnen, sehen Sie die Positionen des gewählten Beleges. Es werden alle Positionen mit den Mengen, Preisen, Bezeichnungen und Rabatten tabellarisch angezeigt. Mit Anklicken (Strg+linke Maustaste oder Shift+linke Maustaste)  markieren Sie die gewünschte Position oder Positionen aus dem Vorlagenbeleg zur Übernahme in den aktuellen Beleg.

Im unteren Bereich der Aufstellung legen Sie für alle markierten Positionen fest, ob die Artikeltexte, Mengen, Einzelpreise, Rabatte und benutzerdefinierten Felder aus dem Vorlagebeleg übernommen werden sollen. Wenn diese Felder nicht markiert sind, werden die Werte aus den Stammdaten ermittelt bzw. die Preisfindung für den Kunden ermittelt:

Beachten Sie, dass bei einer Übernahme der Einzelpreise und der Rabatte die kundenspezifischen Preise und Rabatte sowie Angaben zur Preis- und Rabattliste beim Kunden keine Anwendung finden.

Nach der Übernahme können Sie die Positionen bearbeiten und verändern. Das Löschen von Positionen ist auch möglich:

Prüfen Sie die Roherlöse und auch die Nummerierung der Belegpositionen – diese müssen Sie ggf. anpassen.

Sie können nun weitere Positionen, aber auch Texte aus anderen Belegen übernehmen.

Anwendungsbeispiel

In einigen Kundenprojekten konnte ich sehen, dass vielfach Musterangebote mit umfangreichen Positionstexten und Textformatierungen als Vorlagen erstellt wurden. Entsprechend den Anforderungen werden die Positionen aus verschiedenen Musterangeboten übernommen. Die Angebotserstellung ist somit recht schnell möglich und auch komplexe Erstellungen lassen sich so automatisieren.

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Einstellungen in den Grundlagen und Stammdaten

Voraussetzung für die Arbeit mit Sammelrechnungen ist die Anlage von Rechnungskreisen in der Warenwirtschaft. Diese Rechnungskreise können beliebig benannt und den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Die Anlage erfolgt in den Grundlagen -> Faktura -> Rechnungsreise.

Hier können Sie beliebig viele Datensätze hinterlegen, die Ihnen in weiterer Folge im Kundenstamm zur Auswahl stehen.

In den Kundenstammdaten wählen Sie als Voraussetzung für eine Sammelrechnung einen Rechnungskreis aus. Über diesen Rechnungskreis wird dann die Erstellung der Sammelrechnung gesteuert:

Diese Einstellung wird nur in den Kundenstammdaten festgelegt und kann nicht im Beleg oder Vorgang verändert werden.

Erstellung von Lieferbelegen

Voraussetzung für die Erstellung einer Sammelrechnung ist neben der Einstellung in den Kundenstammdaten auch das Vorhandensein von entsprechenden Lieferbelegen in der Sage 100. Es werden für eine Sammelrechnung im Standard die Belege Lieferscheine und Sofortaufträge ausgewertet, die noch nicht verrechnet wurden. Wollen Sie einzelne Lieferbelege von der Erstellung einer Sammelrechnung ausschließen, so können Sie dies über den Eintrag Sammelrechnungssperre vornehmen. Ergänzen Sie ggf. dieses Feld in Ihrer Layoutvorlage.

Dieses Feld müssen Sie ggf. über die Layoutanpassung in dem Bereich des Belegkopfes manuell hinzufügen. 

Eine Sammelrechnungssperre ist nur für einen ganzen Beleg anzuwenden, einzelne Positionen können Sie nicht ausschließen.

Beachten Sie, dass bei einer vorgangsbezogenen Erstellung von Sammelrechnungen diese Sperre für alle Lieferbelege des gleichen Vorganges gilt und damit auch alle anderen Belege mit Lieferungen (Lieferschein, Sofortauftrag) nicht bei der Sammelrechnung berücksichtigt werden.

Voraussetzung für die Erstellung von Sammelrechnungen

Folgende Voraussetzungen für das Erstellen von Sammelrechnungen müssen gegeben sein:

• Währungskennzeichen, Preiskennzeichen, Besteuerungsform, EU-Land, EU-UStID-Nr, und ggf. abweichender Rechnungsempfänger müssen je Sammelrechnung gleich sein.
• Keine individuellen OP-Aufteilungen  oder gesonderte Zahlungskonditionen je Beleg. Es werden die Zahlungskonditionen laut Kundenstamm herangezogen.
• Adressdaten für die Sammelrechnung werden nicht aus den Belegen, sondern immer aus den Stammdaten eingefügt.
• Es werden nur Belege aus den vorangegangenen oder aktuellem Geschäftsjahr berücksichtigt.

Vorfilter zur Erstellung von Sammelrechnungen

Die Erstellung von Sammelrechnungen wird über den Menüpunkt aufgerufen. In einem Vorschaltdialog können Sie die Belege für eine Sammelrechnung klassifizieren und weitere Einstellungsmöglichkeiten festlegen. Es werden Ihnen jedoch nur Belege zur Verfügung gestellt, die geliefert, aber noch nicht berechnet wurden.

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie die Art der Erstellung einer Sammelrechnung Belegbezogen oder Vorgangsbezogen vornehmen wollen. Die programmseitige Voreinstellung ist Belegbezogen:

Belegbezogene Erstellung

• es werden die Positionstexte,  Gruppentitel, Besteuerungsarten, Positionspreise und -rabatte aus den Belegen übernommen,
• alle Änderungen, die auf den Lieferscheinen vorgenommen wurden, werden auch auf der Sammelrechnung sichtbar sein,
• Rücklieferscheine werden auch berücksichtigt, es werden immer die tatsächlichen Liefermengen ermittelt
• Belege mit Sammelrechnungssperre werden bei der Erstellung einer Sammelrechnung nicht berücksichtigt

 Vorgangsbezogene Erstellung

• gleiche Artikel werden nicht zusammengefasst, so dass die Reihenfolge der Ursprungsbelege erhalten bleibt
• Gruppentitel und Zwischensummen werden übernommen, Textpositionen nicht
• gleiche Zuschläge der verschiedenen Vorgänge werden zusammengefasst, die Zuschlagsbeträge werden summiert
• Belegrabatte und Beleg-Staffelrabatte werden als Zwischensummenrabatte übernommen, wenn sie in allen Belegen gleich sind
• wenn die Besteuerungsart unterschiedlich ist, werden die Belege nicht in die Sammelrechnung übernommen

Sie können nach einer Erstellung einer Sammelrechnung die Erstellungsart in einem neuen Rechnungslauf ändern.

Weitere Auswahlkriterien der Belege für die Sammelrechnungen können Sie festlegen.

Wenn Sie eine Eingrenzung des Rechnungswertes vornehmen, (z.B. von 100,00 bis 500,00)  so gilt dies für die zu erstellende Sammelrechnung, d.h. es wird vorab ermittelt, ob die Summe der Lieferbelege in dem eingegrenzten Rechnungswert liegt.

Im unteren Bereich des Vorfilters können Sie festlegen, mit welchem Druckprozess die Sammelrechnung in den Stapel übernommen werden. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, so erhalten Sie bei der Erstellung eine Programmmeldung:

Sie können die Belege aus dem Protokoll der Sammelrechnungen oder in der Verkaufsbelegerfassung aufrufen und von dort ausdrucken.

Die Rechnungsübergabe wird  aus den Mandantengrundlagen vorbelegt und kann nur geändert werden, wenn diese dort auf Sofort festgelegt wurde.

Im Feld  Druck Lieferinfo stehen Ihnen  zur Auswahl:

• nein
• Lieferscheinnummer pro Position
• Liefertermin pro Position
• Lieferscheinnummer und Liefertermin pro Position
• Lieferscheinnummer und Menge pro Position
• Liefertermin und Menge pro Position
• Lieferscheinnummer, Liefertermin und Menge pro Position

Beispiel:

Mit dem Bestätigen des Vorfilters werden die Belege für die Sammelrechnungen entsprechend der Auswahl zusammengestellt und die Sammelrechnungen durch das Programm erzeugt. Die Erstellung kann nicht rückgängig gemacht werden. Belege können Sie bearbeiten, im Standard aber nicht löschen.

Protokoll Sammelrechnungen

Das Protokoll zu den Sammelrechnungen setzt sich aus den erstellten und nicht erstellten Sammelrechnungen zusammen.   Sie finden hier auch die Fehlerbeschreibung für ggf. nicht erstellte Sammelrechnungen.

Über das Burger-Menü können Sie u.a. die Bearbeitung der Belege vornehmen, sie drucken oder auch Dokumente via DMS zuordnen:

Über den Hinweis die Belegreferenzen (aus welchen Belegen setzt sich die Sammelrechnung zusammen) einsehen:

Sammelrechnungen bearbeiten

Sie können Sammelrechnungen, wie jede andere Belegart auch in der Vorgangserfassung Verkauf bearbeiten. Über das Protokoll, aber auch über Beleg suchen kann eine Sammelrechnung geöffnet und bearbeitet werden.

Wenn Sie einen Beleg bearbeiten, achten Sie auf die Meldung am Bildschirmrand – hier wird Ihnen angezeigt in welchem Vorgang neue Positionen in dieser Sammelrechnung aufgenommen werden:

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Artikelstammdaten

Im Artikelstamm der Sage 100 ist hinterlegt, dass dieser an der Beschaffung teilnimmt. Der Hauptlieferant ist hinterlegt:

Im Bereich der Lieferantendetails  können Sie beliebig viele Lieferanten zum Artikel hinterlegen. Über den Button Bearbeiten legen Sie weitere Details zum Einkauf bei diesem Lieferanten fest:

Belegerfassung Verkauf

Sie können jeden Belegtyp im Verkauf aufrufen und Positionen einfügen. Aus dem Positionsbereich heraus können Sie über das Burger-Menü den Bereich Einkauf öffnen:

Die Eingabe bezieht sich auf den markierten Artikel im Verkaufsbeleg. Sie können mehrere Artikel markieren. Entsprechend gelten die Eingaben zum Einkauf für alle diese markierten Artikel.

Bestelldisposition

Sobald Sie den Menüpunkt Bestelldisposition aufrufen, wird der entsprechende Verkaufsbeleg gespeichert. Sie erkennen es an der vergebenen  Belegnummer:

Über den Programmpunkt  Bestelldisposition können Sie einen Dispositionsstapel für die markierten VK-Positionen erstellen bzw. diese Artikel einem vorhandenen Dispositionsstapel zuordnen:

Geben Sie dem Dispositionsstapel einen individuellen Namen (10 Zeichen). In der tabellarischen Aufstellung werden Ihnen die markierten Positionen aus dem Verkaufsbeleg angezeigt. Als Basismenge wird Ihnen die Menge aus dem VK-Beleg vorgeschlagen. Sie müssen die Dispositionsmenge hinterlegen. Sollten Sie diese nicht hinterlegen, so erhalten Sie eine Programmmeldung:

Über den Button Optionen können Sie die komplette Basismenge disponieren. Es werden von allen Artikeln die Basismenge in die Disposition übernommen.

Die weitere Bearbeitung des nun angelegten bzw. erweiterten Dispositionsstapels erfolgt im Bereich der Bestelldisposition:

Bestellung erzeugen

Sie können aus dem Verkaufsbeleg für die markierte Artikelposition eine direkte Bestellung erzeugen:

Mit dem Aufruf dieser Funktion wird der Verkaufsbeleg gespeichert und es öffnet sich der Dialog für das Erstellen einer Bestellung:

Lieferant – hier wird der Hauptlieferant vorgeschlagen. Über die Suchfunktion können Sie alle angelegten Lieferanten der Sage 100 auswählen, unabhängig, ob dieser Lieferant beim Artikel hinterlegt wurde. Ist der ausgewählte Datensatz kein hinterlegter Artikellieferant, erhalten Sie eine Programmmeldung und Sie können diesen dann auch als Lieferant beim Artikel hinterlegen. Wenn Sie das nicht wollen, so bestätigen Sie mit Nein. Trotzdem wird die Bestellung erzeugt.

Artikellieferung – Ausgehend vom Lieferdatum des VK-Beleges können Sie die Anzahl der Tage eingeben, die einen Liefertermin beim Lieferanten vor dem eigentlichen Bedarf festlegt.

Die Option Referenzen Bedarfsverursacher erzeugen steht Ihnen nur bei einer Auftragsbestätigung als Ausgangsbeleg für eine Bestellung zur Verfügung. Sie können diesen Bedarfsverursacher dann auswerten und bei einem Wareneingang zur Bestellung sehen, durch welche Auftragsbestätigung diese Bestellung ausgelöst wurde. Wenn Sie die Lieferanschrift übernehmen, wird auf der Bestellung neben der Rechnungsanschrift die Anschrift der Lieferanschrift (aus dem Verkaufsbeleg) übernommen. Damit soll erreicht werden, dass der Lieferant die Ware gleich an den Kunden versendet:

Beim Ausdruck der Bestellung wird die Lieferanschrift im unteren Bereich dargestellt:

Wenn Sie die Option Artikeltexte übernehmen aktivieren, werden die Bezeichnung 1 und 2 sowie die Dimensions- und Langtexte aus dem Verkaufsbeleg in die Bestellung übernommen. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Standardtexte aus den Artikelstammdaten bzw. Artikellieferantendaten übernommen.

Nachdem Sie die Optionen im Bereich Bestellung erzeugen gesetzt haben und diesen Dialog mit OK bestätigen, wird die Belegerfassung Einkauf mit der Bestellung geöffnet. Der Verkaufsbeleg bleibt im Hintergrund geöffnet. Sie können die Details der Bestellung verändern und weitere Artikel manuell in die Bestellung aufnehmen. Speichern Sie die Bestellung anschließend.

Preisanfrage erzeugen

Aus dem Verkaufsbeleg heraus können Sie eine Serienpreisanfrage für den markierten Artikel erzeugen:

In der folgenden Maske für eine Serienpreisanfrage können Sie weitere Einstellungen treffen:

Im Feld Mengenermittlung wählen Sie zwischen aus VK-Beleg lt. Artikellieferantenstamm bzw. aus VK-Beleg in Basismengeneinheit. Wählen Sie erstere Einstellung, so werden Preisanfragen ggf. in unterschiedlichen Mengeneinheiten erstellt. In der Auswahl der Lieferantenart stehen:

• Hauptlieferanten
• eingetragene Artikellieferanten
• Lieferantenselektion

zur Verfügung:

Wählen Sie Lieferantenselektion, so können Sie in der Auswahl die gewünschten Lieferanten markieren:

Im Ergebnis der Eingaben werden Preisanfragen im System erstellt. Haben Sie einen Druckprozess für den Stapeldruck hinterlegt, können Sie die Preisanfragen im Stapel ausdrucken. Das Protokoll zeigt Ihnen die angelegten Preisanfragen, die Sie im Bereich Einkauf bearbeiten bzw. ergänzen können:

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Grundfunktion

Das Modul gibt es für den Ein- und Verkauf.

Sie können zu jedem Kunden einen (natürlich auch mehrere) Rahmenverträge zu jeweils einem Artikel hinterlegen. In diesem Vertrag sind Kunde, Artikel, Menge, Preis und Ablaufzeit festgelegt.  Wird  im  Verkaufsbeleg für diesen Kunden der Artikel eingefügt, so werden die Vertragsdaten zur Preis- und Rabattfindung herangezogen. Neben dem Preis werden die Vertragsdaten standardmäßig vor der Artikelposition eingefügt. In den Rahmenvertragsauswertungen erhalten Sie einen Überblick, wie weit dieser Abrufauftrag abgearbeitet wurde und mit welchen Belegen.

Für den Bereich Einkauf schließen Sie diesen Vertrag mit einem Lieferanten und einem Artikel ab. Die Berücksichtigung erfolgt dann bei der Bestellung.

Einrichten eines Rahmenvertrages

Im Regiezentrum finden Sie den Bereich Rahmenverträge und dort können Sie über die Stammdaten den Rahmenvertrag anlegen. In den 3 Registern Grundlagen, Mengen und Texte legen Sie die Vertragsgrundlagen fest. Hier legen Sie auch fest, ob dieser Vertrag im Bereich Ein- oder Verkauf verwendet wird.

Im Register Mengen geben Sie die Mengen (Verkaufs und Basismengeneinheit) für den Artikel an und  zu welchem Preis dieser Vertrag ausgehandelt wurde. Umrechnungen zur Verpackungs- und Basismengeneinheit werden angezeigt, jedoch können Sie diese hier nicht ändern.

Die Daten für den Vertragsbeginn und -ende legen die Gültigkeit fest – außerhalb dieses Zeitraumes findet der Vertag keine Anwendung.

Den Text für den Rahmenvertrag geben Sie ein. Dieser wird dann vor der Artikelposition im Beleg angedruckt. Ihnen stehen Platzhalter über das Lupensymbol zur Verfügung. Wenn Sie einen gesonderten Dimensions- und Langtext mit der Zuordnung zum Rahmenvertrag verwenden wollen, so geben Sie diesen hier ein. Die Platzhalter stehen Ihnen nur im 1. Bereich zur Verfügung.

Nachdem Sie den Vertrag gespeichert haben, bekommt dieser automatisch eine Vertragsnummer. Gleichzeitig können Sie über den Options-Button den Beleg zum Rahmenvertrags bearbeiten oder drucken.

Artikel aus dem Rahmenvertrag abrufen

Wenn Sie einen Beleg an einen Vertragskunden (oder Vertragslieferanten) schreiben, werden während der Positionseingabe für den Rahmenvertragsartikel die Werte aus dem Rahmenvertrag eingefügt.

Diese automatische Zuordnung wird im Bereich Rahmenverträge -> Grundlagen festgelegt:

Rahmenvertragsauswertungen

Über den Menüpunkt können Sie die Auswertungen für einzelne oder ausgewählte Rahmenverträge aufrufen. Im Ausdruck sehen Sie nicht nur die Vertragsdetails, sondern auch die Belege, die diesem Vertrag zugeordnet wurden:

Supportanfrage zum Thema

Ist es möglich, den gleichen Artikel an den Kunden zu verkaufen, ohne ihn im Rahmenvertrag zu berücksichtigen?

Ja, das ist möglich. Man kann die Verbindung zum Rahmenvertrag auf Positionsebene über das Burger-Menü Rahmenvertrag zuordnen auch lösen:

Wählen Sie hier <Keinen> und damit ist die Verbindung gelöst. Beachten Sie, dass ggf. die Preise und Texte dem Standard zum Kunden wieder angepasst werden.

Der Beitrag Rahmenverträge erschien zuerst auf erp100.rocks.

Was ist neu?

Augenscheinlich ist die neue Buchungserfassung im Rechnungswesen. Somit ist es jetzt möglich, Buchungen auch in neuen Masken zu erfassen und die Buchungserfassung nach eigenen Wünschen zu gestalten. Sehr schnell sieht man in der Individualisierung den Vorteil. Ich habe es mir bereits genauer angeschaut, lesen Sie dazu die Blogeinträge Die neuen Masken in der Buchungserfassung und Maskenanpassungen in der Buchungserfassung.

Neu ist auch, dass man nun eine Mehrfachauswahl bei Artikeln in der Positionserfassung vornehmen kann. Ein lang erwartetes Feature der alten Masken wurde nun in die neuen Masken eingebaut. Sie wählen über die Lupe die Artikelauswahl aus, und können mehrere Artikel markieren:

Was ist anders?

Sehr schnell merkt man schon beim Einstieg in die Software, dass hier die Eingangsmasken verändert und damit auf die neuen Masken umgestellt wurden. Auch  die Symbolleisten und die Programmicons  wurden modernisiert. Auffällig sind auch einige Änderungen im Hauptmenü. Einige Programmpunkte wurden umbenannt – trotzdem finden Sie sich sicher schnell im Programm zurecht. Lesen Sie den Blogeintrag Neues Regiezentrum in der Sage 100 mit den Details.

Was ist besser?

Performanceupdate war die Ankündigung und man merkt eine deutliche Steigerung der Geschwindigkeit in der Arbeit mit den neuen Masken. Dieser Vorteil wird beim 2. Start einer Maske (z.B. Verkaufsbelegerfassung) deutlich. Die Performance wird durch die Einstellungsmöglichkeit Stammdaten- und Erfassungsdialoge im Speicher halten erreicht. Diese Einstellung können Sie je Mandant  im Administrator im Bereich Sage 100 Dialogeinstellung vornehmen:

Mit dieser Einstellung werden die einmal geladenen Masken aus dem Cache geladen. Dies bringt den zeitlichen Vorteil. Wollen Sie die Masken trotzdem neu laden und nicht aus dem Cache, so starten Sie den Anwendungsbereich mit der gedrückten Strg-Taste.

Da die Sage 100 ja auch Komponenten über Access verwendet, kam es hier schon in der Vergangenheit zu “Speicherengpässen” in einigen Anwendungen. Sage hat nun die Möglichkeit geschaffen. dass der standardmäßig verfügbare Speicher von 2 GB auf 4 GB erhöht werden kann. Technisch gesehen, wird hier eine Datei ausgetauscht. Diese Option Speichererweiterung können Sie im Administrator der Sage 100 unter  Extras -> Speichererweiterung einschalten.

Noch ein Tipp: Diese Speichererweiterung muss nur am Server eingestellt werden, die Clients erhalten damit dir Information und verwenden diese entsprechend.

Sicher wird es das eine oder andere Feature noch mit diesem Performanceupdate geben. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir Ihre Erfahrungen mit der Version 8.0.1 in den Kommentaren der Blogeinträge posten.

Der Beitrag Performanceupdate 8.0.1 verfügbar erschien zuerst auf erp100.rocks.

Wie kann man ein Bild auf ein Angebot bekommen?

Kopieren Sie die Bilddateien in ein Verzeichnis, welches von jedem User mit dem gleichen Pfad aufgerufen werden kann.

Das Bild muss in der Sammelmappe des Artikels hinterlegt sein. Dazu öffnet man im Artikelstamm die Option Sammelmappe und ruft im Register Bilder mit der rechten Maustaste die Option Hinzufügen auf. Es werden alle gängigen Bildformate bei der Zuordnung unterstützt (bmp, jepg, png). Je Artikel können beliebig viele Bilder zugeordnet werden, eines kann jedoch nur als Standard im Verkauf verwendet werden:

Öffnen Sie die Angebotserfassung und fügen Sie den Artikel in die Positionserfassung ein. Aktivieren Sie das gewünschte Bild in den Optionen der Position. Vorschlag ist das Standardbild :

Es stehen alle Bilder zur Auswahl, die in der Sammelmappe des Artikels hinterlegt sind.

Mit dieser Zuordnung wird das Bild auf den Belegen gedruckt und kann auch auf die Folgebelege (Auftragsbestätigung, Lieferschein…) übernommen werden.

Hinweis: Die Bilder müssen in dem Verzeichnis zur jeder Zeit bleiben, da diese Bilder nicht in der Datenbank abgespeichert werden. Werden die Bilder umbenannt oder aus dem Verzeichnis entfernt, wird das Bild nicht mehr angezeigt bzw. angedruckt. Beachten Sie auch, dass jeder Anwender der Sage 100 auf dieses Verzeichnis zurückgreifen kann, insbesondere wenn sie mit festen Laufwerksbuchstaben arbeiten

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