Wenn Sie neue Belege in der Warenwirtschaft der Sage 100 erstellen, kommt Ihnen sicher hin und wieder der Gedanke, dass man doch einzelne Positionen und Texte aus anderen Belegen übernehmen möchte. Natürlich können Sie einen ganzen Beleg kopieren und diesen dann an die aktuellen Erfordernisse anpassen. Sie können die Belegart, den Kunden oder Lieferanten ändern und anschließend die Positionen bearbeiten. Diese Funktion des Kopierens von Belegen kennen Sie sicher. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen erläutern, wie man einzelne Positionen aus verschiedenen Belegen in den aktuellen Beleg übernehmen kann.
Die hier vorgestellte Funktion Übernehmen steht Ihnen im Ein- und Verkauf zur Verfügung. Da die Verfahrensweise identisch ist, werde ich es im Verkaufsbereich erläutern.
Beleg anlegen und Position übernehmen
Im Bereich der Auftragserfassung legen Sie einen neuen Beleg an. Sie wählen den Kunden und geben die relevanten Belegdaten im Belegkopf an. Um Positionen zu übernehmen, ist die Belegart (Angebot, Auftrag, Lieferschein …) unerheblich. Sie wechseln in das Register Positionen und gehen in eine leere Position. Diese Position kann zu Beginn eines Beleges oder auch im weiteren Verlauf gewählt werden. Wichtig ist nur, dass die Position leer ist – also weder der Typ noch andere Eingaben in der Zeile vorgenommen wurden.
Über das Burger Menü zur Position können Sie nun die Option Übernehmen wählen. Diese Möglichkeit wird nur angeboten, wenn die Positionszeile leer ist:
Es öffnet sich der Dialog zur Belegsuche. Über die Sucheinstellungen können Sie aus allen Verkaufsbelegen der Sage 100, unabhängig von der Belegart und dem Geschäftsjahr, den gewünschten Beleg für die Positionsübernahme finden. Nutzen Sie dazu die Filterzeile.
In den Einstellungen dieser Liste wählen Sie, wie bei jeder Auskunft in der Sage 100, ob eine Auswahl oder Auskunft angezeigt werden soll:
Wenn Sie einen Beleg mit Doppelklick öffnen, sehen Sie die Positionen des gewählten Beleges. Es werden alle Positionen mit den Mengen, Preisen, Bezeichnungen und Rabatten tabellarisch angezeigt. Mit Anklicken (Strg+linke Maustaste oder Shift+linke Maustaste) markieren Sie die gewünschte Position oder Positionen aus dem Vorlagenbeleg zur Übernahme in den aktuellen Beleg.
Im unteren Bereich der Aufstellung legen Sie für alle markierten Positionen fest, ob die Artikeltexte, Mengen, Einzelpreise, Rabatte und benutzerdefinierten Felder aus dem Vorlagebeleg übernommen werden sollen. Wenn diese Felder nicht markiert sind, werden die Werte aus den Stammdaten ermittelt bzw. die Preisfindung für den Kunden ermittelt:
Beachten Sie, dass bei einer Übernahme der Einzelpreise und der Rabatte die kundenspezifischen Preise und Rabatte sowie Angaben zur Preis- und Rabattliste beim Kunden keine Anwendung finden.
Nach der Übernahme können Sie die Positionen bearbeiten und verändern. Das Löschen von Positionen ist auch möglich:
Prüfen Sie die Roherlöse und auch die Nummerierung der Belegpositionen – diese müssen Sie ggf. anpassen.
Sie können nun weitere Positionen, aber auch Texte aus anderen Belegen übernehmen.
Anwendungsbeispiel
In einigen Kundenprojekten konnte ich sehen, dass vielfach Musterangebote mit umfangreichen Positionstexten und Textformatierungen als Vorlagen erstellt wurden. Entsprechend den Anforderungen werden die Positionen aus verschiedenen Musterangeboten übernommen. Die Angebotserstellung ist somit recht schnell möglich und auch komplexe Erstellungen lassen sich so automatisieren.