Sammelrechnungen im Verkauf der Sage 100

In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen die Arbeitsweise der Sammelrechnungen im Verkauf der Sage 100 erläutern. Sie sollen die Voraussetzungen für die Sammelrechnungen und die unterschiedlichen Einstellungsarten kennenlernen und die Möglichkeiten erkennen, die sich mit der Sammelrechnung für Ihre Arbeit ergeben.

Einstellungen in den Grundlagen und Stammdaten

Voraussetzung für die Arbeit mit Sammelrechnungen ist die Anlage von Rechnungskreisen in der Warenwirtschaft. Diese Rechnungskreise können beliebig benannt und den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Die Anlage erfolgt in den Grundlagen -> Faktura -> Rechnungsreise.

Hier können Sie beliebig viele Datensätze hinterlegen, die Ihnen in weiterer Folge im Kundenstamm zur Auswahl stehen.

In den Kundenstammdaten wählen Sie als Voraussetzung für eine Sammelrechnung einen Rechnungskreis aus. Über diesen Rechnungskreis wird dann die Erstellung der Sammelrechnung gesteuert:

Diese Einstellung wird nur in den Kundenstammdaten festgelegt und kann nicht im Beleg oder Vorgang verändert werden.

Erstellung von Lieferbelegen

Voraussetzung für die Erstellung einer Sammelrechnung ist neben der Einstellung in den Kundenstammdaten auch das Vorhandensein von entsprechenden Lieferbelegen in der Sage 100. Es werden für eine Sammelrechnung im Standard die Belege Lieferscheine und Sofortaufträge ausgewertet, die noch nicht verrechnet wurden. Wollen Sie einzelne Lieferbelege von der Erstellung einer Sammelrechnung ausschließen, so können Sie dies über den Eintrag Sammelrechnungssperre vornehmen. Ergänzen Sie ggf. dieses Feld in Ihrer Layoutvorlage.

Dieses Feld müssen Sie ggf. über die Layoutanpassung in dem Bereich des Belegkopfes manuell hinzufügen. 

Eine Sammelrechnungssperre ist nur für einen ganzen Beleg anzuwenden, einzelne Positionen können Sie nicht ausschließen.

Beachten Sie, dass bei einer vorgangsbezogenen Erstellung von Sammelrechnungen diese Sperre für alle Lieferbelege des gleichen Vorganges gilt und damit auch alle anderen Belege mit Lieferungen (Lieferschein, Sofortauftrag) nicht bei der Sammelrechnung berücksichtigt werden.

Voraussetzung für die Erstellung von Sammelrechnungen

Folgende Voraussetzungen für das Erstellen von Sammelrechnungen müssen gegeben sein:

• Währungskennzeichen, Preiskennzeichen, Besteuerungsform, EU-Land, EU-UStID-Nr, und ggf. abweichender Rechnungsempfänger müssen je Sammelrechnung gleich sein.
• Keine individuellen OP-Aufteilungen  oder gesonderte Zahlungskonditionen je Beleg. Es werden die Zahlungskonditionen laut Kundenstamm herangezogen.
• Adressdaten für die Sammelrechnung werden nicht aus den Belegen, sondern immer aus den Stammdaten eingefügt.
• Es werden nur Belege aus den vorangegangenen oder aktuellem Geschäftsjahr berücksichtigt.

Vorfilter zur Erstellung von Sammelrechnungen

Die Erstellung von Sammelrechnungen wird über den Menüpunkt aufgerufen. In einem Vorschaltdialog können Sie die Belege für eine Sammelrechnung klassifizieren und weitere Einstellungsmöglichkeiten festlegen. Es werden Ihnen jedoch nur Belege zur Verfügung gestellt, die geliefert, aber noch nicht berechnet wurden.

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie die Art der Erstellung einer Sammelrechnung Belegbezogen oder Vorgangsbezogen vornehmen wollen. Die programmseitige Voreinstellung ist Belegbezogen:

Belegbezogene Erstellung

• es werden die Positionstexte,  Gruppentitel, Besteuerungsarten, Positionspreise und -rabatte aus den Belegen übernommen,
• alle Änderungen, die auf den Lieferscheinen vorgenommen wurden, werden auch auf der Sammelrechnung sichtbar sein,
• Rücklieferscheine werden auch berücksichtigt, es werden immer die tatsächlichen Liefermengen ermittelt
• Belege mit Sammelrechnungssperre werden bei der Erstellung einer Sammelrechnung nicht berücksichtigt

 Vorgangsbezogene Erstellung

• gleiche Artikel werden nicht zusammengefasst, so dass die Reihenfolge der Ursprungsbelege erhalten bleibt
• Gruppentitel und Zwischensummen werden übernommen, Textpositionen nicht
• gleiche Zuschläge der verschiedenen Vorgänge werden zusammengefasst, die Zuschlagsbeträge werden summiert
• Belegrabatte und Beleg-Staffelrabatte werden als Zwischensummenrabatte übernommen, wenn sie in allen Belegen gleich sind
• wenn die Besteuerungsart unterschiedlich ist, werden die Belege nicht in die Sammelrechnung übernommen

Sie können nach einer Erstellung einer Sammelrechnung die Erstellungsart in einem neuen Rechnungslauf ändern.

Weitere Auswahlkriterien der Belege für die Sammelrechnungen können Sie festlegen.

Wenn Sie eine Eingrenzung des Rechnungswertes vornehmen, (z.B. von 100,00 bis 500,00)  so gilt dies für die zu erstellende Sammelrechnung, d.h. es wird vorab ermittelt, ob die Summe der Lieferbelege in dem eingegrenzten Rechnungswert liegt.

Im unteren Bereich des Vorfilters können Sie festlegen, mit welchem Druckprozess die Sammelrechnung in den Stapel übernommen werden. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, so erhalten Sie bei der Erstellung eine Programmmeldung:

Sie können die Belege aus dem Protokoll der Sammelrechnungen oder in der Verkaufsbelegerfassung aufrufen und von dort ausdrucken.

Die Rechnungsübergabe wird  aus den Mandantengrundlagen vorbelegt und kann nur geändert werden, wenn diese dort auf Sofort festgelegt wurde.

Im Feld  Druck Lieferinfo stehen Ihnen  zur Auswahl:

• nein
• Lieferscheinnummer pro Position
• Liefertermin pro Position
• Lieferscheinnummer und Liefertermin pro Position
• Lieferscheinnummer und Menge pro Position
• Liefertermin und Menge pro Position
• Lieferscheinnummer, Liefertermin und Menge pro Position

Beispiel:

Mit dem Bestätigen des Vorfilters werden die Belege für die Sammelrechnungen entsprechend der Auswahl zusammengestellt und die Sammelrechnungen durch das Programm erzeugt. Die Erstellung kann nicht rückgängig gemacht werden. Belege können Sie bearbeiten, im Standard aber nicht löschen.

Protokoll Sammelrechnungen

Das Protokoll zu den Sammelrechnungen setzt sich aus den erstellten und nicht erstellten Sammelrechnungen zusammen.   Sie finden hier auch die Fehlerbeschreibung für ggf. nicht erstellte Sammelrechnungen.

Über das Burger-Menü können Sie u.a. die Bearbeitung der Belege vornehmen, sie drucken oder auch Dokumente via DMS zuordnen:

Über den Hinweis die Belegreferenzen (aus welchen Belegen setzt sich die Sammelrechnung zusammen) einsehen:

Sammelrechnungen bearbeiten

Sie können Sammelrechnungen, wie jede andere Belegart auch in der Vorgangserfassung Verkauf bearbeiten. Über das Protokoll, aber auch über Beleg suchen kann eine Sammelrechnung geöffnet und bearbeitet werden.

Wenn Sie einen Beleg bearbeiten, achten Sie auf die Meldung am Bildschirmrand – hier wird Ihnen angezeigt in welchem Vorgang neue Positionen in dieser Sammelrechnung aufgenommen werden: