Abwicklung Zahlungsverkehr an Lieferanten

In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen nun die direkte  Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Lieferanten beschreiben. Nachdem Sie alle Einstellungen und Stammdaten zum Zahlungsverkehr eingerichtet haben, geht es nun um die direkte Ausführung. Ihnen stehen im Zahlungsverkehr dazu 2 wesentliche Ausführungswege  zur Verfügung:

  • Zahlungen vorschlagen
  • Zahlungen manuell vorschlagen

Sie können diese Ausführung im Zahlungsverkehr auswählen:

Auswahl Zahlungsverkehr

Zahlungen vorschlagen

Über einen Vorschaltdialog können Sie die Vorschläge für die Zahlungen durch das Programm erstellen lassen:

Zahlungen vorschlagen

Den Namen des Vorschlagstapel können Sie individuell vergeben. Eine Eingrenzung nach Lieferanten ist möglich. Sie entscheiden, für welches Land der Zahlungsverkehr durchgeführt wird. Der Vorschlag ist das Land der Mandanteneinstellung. Das Ausführungsdatum wird mit dem Tagesdatum vorgeschlagen und kann von Ihnen verändert werden. Das Datum für die Nächste Ausführung wird vom Programm aus den hinterlegten Werten im Bereich der Einstellungen vorgeschlagen und kann von Ihnen verändert werden.

Sie aktivieren, ob auch Scheckzahlungen durchgeführt werden. Wenn Sie das Häkchen setzen, so geben Sie auch ein, ab welchem Betrag, statt Überweisungen, Schecks ausgestellt werden sollen.

Die Einstellung Verbindlichkeiten mit Forderungen verrechnen ermöglicht, dass Forderungen bei der gleichen Adresse mit den Verbindlichkeiten verrechnet werden. Diese Möglichkeit ergibt sich z.B.,  wenn  Kunden- und Lieferantendaten zur gleichen Adresse angelegt wurden. Sie überweisen z.B. kein Geld, wenn Sie selbst noch Geld bekommen.

Sollten Sie Verbindlichkeiten gegenüber Kunden haben, so wählen Sie die Option Kundengutschriften vorschlagen. Damit werden diese Verbindlichkeiten in den Zahlungsvorschlägen berücksichtigt.

Über den Button Einstellungen legen Sie den Zahlungsrthythmus und die Vorlauftage fest:

einstellungen

Es werden vom Programm die Zahlungen bis zum nächsten Zahlungstermin vorgeschlagen. Zuzüglich werden die Vorlauftagen berücksichtigt.

Beispiel: Zahlungstermin: 12.2.  Zahlungsrhythmus 8 Tage – Vorlauftage 2
Es werden damit die Offenen Posten vorgeschlagen, die bis zum 20.2. fällig sind (12.2. +8 Tage), zusätzlich der 21.2. und 22.2. (Vorlauftage -2)

Mit dem Bestätigen des Vorschaltdialoges werden Sie gefragt, ob vorhandene Zahlungsvorschläge überschrieben werden sollen:

Vorschaltdialog

Alte Vorschläge werden mit Ja überschrieben. Sie erhalten anschließend ein Hinweis, wie viele Zahlungen vorgeschlagen werden und Sie entscheiden, ob der Ausführungstermin fortgeschrieben wird:

Fortschreibung

Sie gelangen nach der Bestätigung in den Bereich Zahlungen bearbeiten des Zahlungsverkehrs.

Zahlungen bearbeiten

In diesem Bereich können Sie die vorgeschlagenen Werte kontrollieren, verändern oder löschen.

Zahlungen bearbeiten

Sie können mit Doppelklick einen Zahlungsvorschlag bearbeiten. Dieser wird dann in den unteren Bereich der Maske übernommen und kann verändert werden:

Zahlungsauftrag

Die Transaktionsart ist abhängig von der hinterlegten Bankverbindung. Fehlt diese, kann als Transaktionsart nur Barzahlung oder Scheck ausgewählt werden. Gibt es mehrere Bankverbindungen, wählen Sie die gewünschte aus.  Wenn die Zahlung an einem bestimmten Tag  vorgenommen werden soll, so geben Sie das Valutadatum ein. Auch die Vorgabe der Hausbank können Sie festlegen und damit entscheiden, von welcher Hausbank die Überweisung getätigt werden soll.

Im Register Offene Posten können Sie wählen, welche OPs gezahlt werden sollen. Sie können diese markieren oder demarkieren. Über die rechte Maustaste Bearbeiten geben Sie ggf. Skonto und den Zahlbetrag ein, wenn Sie diese abweichend von den Vorschlägen eingeben wollen.

offene Posten

Im Register Verwendungszweck wird Ihnen der vorgeschlagene Verwendungszweck für die Überweisung angezeigt.

Verwendungszweck

Sie können einen freien Text eingeben oder die Verwendungszweckvorlage verwenden.  Um die Gestaltung der Verwendungszweckvorlage vorzunehmen rufen sie diese auf. Dazu blenden Sie das Kontextmenü ein:

Rufen Sie das Kontextmenü über die Schnellstartleiste auf. Im rechten Bereich des Bildschirmes können Sie dann die Verwendungszweckvorlage aufrufen:

Hier passen Sie die Vorlage an und können dazu Platzhalter verwenden.

verwendungszweck

Im letzten Register des Zahlungsvorschlages können Sie die Wiederholung für eine Zahlung eingeben:

Wiederholung

Nachdem Sie alle Einstellung zum konkreten Zahlungsauftrag vorgenommen haben – bestätigen Sie über Speichern den Vorschlag.

Zahlungen protokollieren

Sie können über diesem Menüpunkt eine Aufstellung aller vorgesehenen Zahlungen ausdrucken:

erfassungsprotokoll

Zahlungen ausführen

Im Dialog Zahlungen ausführen geben Sie die Daten für den Zahlungslauf ein. Sie wählen die Hausbank aus und legen den Ausführungsweg fest:

Ausführung

Im Feld Ausführungsweg stehen Ihnen je nach Einstellung im Hausbankenstamm folgende Wege zur Auswahl:

  • Barzahlung
  • Scheck
  • Datenträgeraustausch
  • Überweisungsdruck
  • SEPA Clearing
  • SEPA Überweisungsdruck
  • Auslandsüberweisung

Die Zahlungsvorschläge werden dann je nach Ausführungsweg gefiltert.

Die SEPA Spezifikation wird aus dem Hausbankenstamm genommen. In der Auswahl der SEPA Ausführungsart können Sie wählen zwischen Terminiert und Zum nächsten Geschäftstag. Wählen Sie hier Terminiert, so wird der Termin aus dem Zahlungsvorschlag an die Bank mit übergeben und wird erst dann ausgeführt, wenn das Valutadatum erreicht ist.

Nachdem Sie den Dialog  Zahlung ausführen bestätigen, können Sie in einem weiteren Dialog den Zahlungslauf abschließen:

  • SEPA-Datei erstellen
  • Zahlungsavise drucken
  • Zahlungen buchen
  • Zahlungen protokollieren
  • SEPA Begleitzettel drucken

Über SEPA-Datei erstellen wird die XML-Datei erstellt, die Sie dann über Ihr Bankingprogramm an die Hausbank übergeben.

Die Zahlungsavise werden entsprechend der Einstellungen zum Zahlungsverkehr und beim Lieferanten erstellt.

Über den Menüpunkt Zahlungen buchen werden die Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten über das, bei der Hausbank hinterlegten Geldtransitkonto ausgeglichen

Zahlungen wiederholen

Über diesen Menüpunkt können Sie die Dateierstellung oder auch die Ausdrucke noch einmal wiederholen. Wenn Sie in diesem Bereich Löschen wählen, nehmen Sie sich die Möglichkeit der Wiederholung.

Zahlungen manuell vorschlagen

Dieser Menüpunkt kann alternativ zum Menüpunkt Zahlungen vorschlagen gewählt werden. In einem Auswahldialog werden Ihnen alle Offenen Posten zu  Lieferanten angezeigt. Es erfolgt keine Eingrenzung nach Zahlungsterminen bzw. Inkassoarten.

manuelle Zuordnung

Sie markieren die gewünschten Offenen Posten und ziehen diese mit der gedrückten linken Maustaste auf die unten eingeblendeten Hausbanken. Eine Aufteilung der offenen Posten auf mehrere Hausbanken kann hier optimal vorgenommen werden.

Nachdem Sie diese Zuordnung getroffen haben, erfolgt der weitere Verlauf im Zahlungsverkehr wie oben beschrieben. Sie können den Zahlungsvorschlag bearbeiten und dann weiter ausführen.

4 thoughts on “Abwicklung Zahlungsverkehr an Lieferanten

  • Guten Tag,
    vielen Dank für diese sehr gute Anleitung. Ich verstehe jedoch nicht wie ich die Verwendungszweckvorlage-Einstellungen Aufrufen kann. Haben Sie einen Hinweis für mich?

    Viele Grüße und bleiben Sie gesund.

    • Hallo Herr Preuß,
      danke für den Hinweis, ich habe den Beitrag angepasst und sie sehen wie man das Kontextmenü aufrufen kann.
      Viele Grüße
      Jörn Lange

  • Hallo,
    im Zahlungsvorschlagsstapel hat meine keine Info über die Summe der Zahlungen. Ist eigentlich ungewöhnlich da keine Summe angezeigt zu bekommen. Lässt sich das was einstellen?

    • Hallo Herr Nagel,
      man kann die „alte Maske“ leider nicht anpassen, da kann man daher keine Summen sehen. Wenn Sie auf der rechten Seite das Kontextmenü aufrufen (dort ist auch die Verwendungszweckvorlage versteckt) können Sie über die Statistik die Summen des Stapels sehen. Vielleicht hilft es Ihnen schon dort.
      Viele Grüße
      Jörn Lange

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.