Einstellungen zum Zahlungsverkehr an Lieferanten

Aktualisierung Mai 2023 auf Basis der Version 9.0.5

Nachdem der Blogeintrag zu SEPA Lastschriften veröffentlicht wurde, fragten mich viele Kunden, ob ich nicht einmal die Vorgehensweise für den Zahlungsverkehr an Lieferanten beschreiben kann. Die Funktion Lieferantenzahlung ist in der Software vorhanden und trotzdem werden die Zahlungen meist direkt über das Banking-Programm vorgenommen. Ich möchte Ihnen in diesem Blogeintrag die Einstellungen zum Zahlungsverkehrs an Lieferanten beschreiben. In einem weiteren Blogeintrag finden Sie die konkrete Abwicklung von Zahlungsvorgängen in der Sage 100.

Bankverbindungen beim Lieferanten

Mit der Sage 100 können Sie im Bereich der Bankverbindung beim Lieferanten beliebig viele Bankverbindungen im In- und Ausland hinterlegen. In den Stammdaten wird über das Burger-Menü die Bankverbindung hinterlegt:

Auf den Registern Deutschland, Österreich und Schweiz legen Sie die entsprechenden Bankverbindungen für die Länder an. Haben Sie eine deutsche Hausbank, so geben Sie die Bankverbindung unter Deutschland ein, haben Sie eine österreichische Hausbank, so im Register Österreich. Über Hinzufügen werden neue Bankverbindungen angelegt:

Im Feld Banktyp wählen Sie Inlands- oder Auslandsbank. Haben Sie Auslandsbank gewählt, so wechseln Sie in das entsprechende Register und geben die Bankdaten dort ein.

Wenn Sie die Daten einer Inlandsbank eingeben, so können Sie die IBAN- und BIC-Nummer eingeben, bzw. auch über die Bankleitzahl und Kontonummer die IBAN-Nummer vorschlagen lassen (nur Deutschland). Prüfen Sie auf jeden Fall die vorgeschlagene IBAN!

Die Option Verwenden für Zahlungsaufträge legt diese Bankverbindung als Vorschlag für den Zahlungsverkehr fest. Sollte dies bereits bei einer anderen Bankverbindung hinterlegt sein, so wird dies dort gelöscht.

Teilnahme am Zahlungsverkehr

In den Stammdaten des Lieferanten setzen Sie das Kennzeichen, ob dieser am Zahlungsverkehr teilnimmt oder nicht. Hier sollten Sie Nein hinterlegen, wenn der Lieferant seine Forderungen von Ihrem Konto einzieht.

Hier hinterlegen Sie ob ein Zahlungsavis – eine Zahlungsankündigung für den Lieferanten erstellt werden soll.

Ausschlaggebend für die Teilnahme am Zahlungsverkehr sind auch die Einstellungen in den Zahlungskonditionen des Offenen Postens – hier insbesondere die Inkassoart. In den Grundlagen -> Zahlungskonditionen -> Inkassoarten wird festgelegt, ob diese Art am Zahlungsverkehr teilnimmt:

Die Inkassoarten werden aber nur berücksichtigt, wenn diese auch in einer Zahlungskondition hinterlegt wurden:

Hausbankenstamm

Um den Zahlungsverkehr nutzen zu können, benötigen Sie natürlich auch die richtigen Einstellungen zur Hausbank bzw. zu den Hausbanken. Im entsprechenden Stammdatenbereich hinterlegen Sie die Bezeichnungen und Konten des Rechnungswesens für die Hausbank:

Über die Optionen legen Sie die Details an – hier die eigene IBAN und BIC-Nummer. Im Feld SEPA Spezifikation können Sie auswählen, in welchem Format die Datei ausgegeben werden soll.  Dieses SEPA Spezifikation ist abhängig von den Möglichkeiten Ihrer Bankingsoftware, die ja in weiterer Folge die Dateien weiterleiten soll. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich beim Anbieter der Bankingsoftware:

Deutschland (Stand 01.05.2023):

• ZKA 3.4
• ZKA 3.5
• ZKA 3.6

Österreich (Stand 01.05.2023):

• STUZZA 7.1
• STUZZA 6.0
• STUZZA 2.0

Grundlagen des Zahlungsverkehrs

Über Grundlagen -> Zahlungsverkehr rufen Sie die Grundlagen des Zahlungsverkehrs auf:

In diesem Bereich der Software definieren Sie die Grundeinstellungen für den Zahlungsverkehr und können auch die Texte für die Zahlungsavise hinterlegen:

Zahlungsvorschläge können vom Programm automatisch vorgenommen werden. Sie entscheiden hier ob diese Zum Skontotermin oder Bei Fälligkeit vorgeschlagen werden. Ist der Skontotermin bereits verstrichen, so wird immer der letztmögliche Zahlungstermin vorgeschlagen.

Sie entscheiden hier auch, ob ein Skontoabzug Generell oder Fristgerecht vorgenommen wird. Generell bedeutet dies, dass auch Skonto gezogen wird, wenn der Skontotermin verstrichen ist.

Im Feld OP zusammenfassen geben Sie eine Zahl ein. Diese Anzahl der OPs werden dann je Lieferant zusammengefasst. Hat ein Lieferant z.B. 5 OPs und hier steht die Zahl 2, so werden 3 Zahlungen (2-2-1) vorgeschlagen. Wird die Zahl 0 hinterlegt, so schreibt das Programm alle und es erfolgt keine Zusammenfassung. Beachten Sie bei dieser Einstellung den Verwendungszweck, dieser wird ggf. abgeschnitten.

Die Einstellung Vorschlag benutzerbezogen ist wichtig, wenn in Ihrem Unternehmen mehr als 1 Person den Zahlungsverkehr durchführt – z.B. bei unterschiedlichen Lieferantengruppen. Ist hier Nein gesetzt, so werden erstellte Zahlungsvorschläge eines Benutzers durch die neu erstellten Zahlungsvorschläge eines anderen Benutzers ggf. überschrieben.

AWV-Meldefreigrenze in EUR wird  für den Auslandszahlungsverkehr genutzt und die Gläubiger-ID für SEPA-Lastschriften.

Im Bereich Avis-Texte hinterlegen Sie die Texte für den Versand einer Zahlungsankündigung:

Ob ein Zahlungsaviso ausgedruckt wird, entscheiden Sie auch über die Einstellungen beim Lieferanten.

Nachdem Sie die Einstellungen zum Zahlungsverkehr an Lieferanten vorgenommen haben, können Sie nun den eigentlichen Zahlungslauf durchführen. Die Durchführung finden Sie im Blogeintrag Zahlungsverkehr an Lieferanten.