Dieser Blogeintrag wurde für die Sage 100 Version 9.0.4 angepasst. (Juni 2022)
Mit der Verwaltung von Stammdaten in der Sage 100 kommen auch Nachweispflichten für die Änderung von einigen Daten zum Tragen. Entsprechend der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (geregelt in Deutschland über GDPdU) müssen Sie diese Änderungen protokollieren. Das Mutationsprotokoll der Sage 100 zeigt Ihnen diese Änderungen an und protokolliert die Veränderungen bzw. die Anlage dieser relevanten Stammdaten. Das Mutationsprotokoll kann im Rechnungswesen und in der Warenwirtschaft aufgerufen werden.
Umfang des Mutationsprotokolls
Das Mutationsprotoll protokolliert Änderungen und Neuanlagen in den verschiedenen Tabellen der Sage 100. Diese können im Rechnungswesen oder in der Warenwirtschaft erfolgen. Folgende Tabellen werden zur Auswertung protokolliert:
- Artikelkunden (erfordert gesonderte Aktivierung im Sage 100 Administrator)
- Artikelvarianten (erfordert gesonderte Aktivierung im Sage 100 Administrator)
- Artikellieferanten (erfordert gesonderte Aktivierung im Sage 100 Administrator)
- Benutzer
- Benutzer-Historie
- Besteuerungsarten
- Bilanzdefinitionen
- Buchungsmatrix
- DATEV-Grundlagen
- DATEV-Steuerschlüssel
- DATEV-Steuertransformation
- Festkonten
- Gruppenkennzeichen
- Hausbanken
- Inkassoarten
- Kontokorrent
- Kostenstellen
- Kostenträger
- Lieferschwellen
- Mandantenstamm
- Sachkonten
- Sachkontenarten
- SEPA-Mandate
- Steuerklassen
- Steuertabelle
- Währungen
- Zahlungskonditionen
Aufruf des Mutationsprotokolls
Das Mutationsprotokoll wird im Hauptmenü unter Administration im Rechnungswesen der Sage 100 angeboten:
Über einen Vorschaltdialog legen Sie die Tabelle für die Auswertung fest. Sie müssen eine Tabelle auswählen.
In der weiteren Auswahl können Sie das konkrete Feld der Tabelle auswählen.
Wählen Sie die Option Nur geänderte Datensätze ausweisen, werden Ihnen die Neuanlagen nicht in der Auswertung angezeigt.
Nachdem Sie die Tabelle und das Datum gewählt haben, wird eine Auskunft für die Datensätze geöffnet. Sie können hier, wie bei jeder anderen Auskunft, den Aufbau der Tabellen ändern, Daten über die Filterzeile eingrenzen, gruppieren und diese Auskunft auch drucken.
Das Mutationsprotokoll kann auch in den entsprechenden Stammdatenbereichen direkt aufgerufen werden. Der Aufbau der Auskunft ist identisch und gefiltert auf den ausgewählten Datensatz:
Aktivierung Optionales Mutationsprotokoll
Im Sage 100 Administrator können Sie ab der Version 9.0.4. das Optionale Mutationsprotokoll aktivieren. Dieses umfasst die Tabellen:
- Artikelkunden (beinhaltet u.a. die kundenspezifischen Artikeldaten)
- Artikellieferanten (beinhaltet u.a. die Lieferantendaten inkl. EK-Preise)
- Artikelvarianten (beinhaltet u.a. die VK-Preise und Lagerzuordnung)
Sie gehen dazu in die Eigenschaften der Datenbank:
Übernehmen Sie die Nicht protokollierten Tabellen in die Aufstellung der Protokollierten Tabellen über die Pfeiltaste:
In der Warenwirtschaft können Sie nun im Stammdatenbereich der Artikel und im Bereich der Administration die protokollierten Änderungen einsehen.