Die Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift im Einkauf ist in der Sage 100 ab der Version 9.0.9 möglich und bietet mit dieser neuen Belegart auch weitere Möglichkeiten in der Warenwirtschaft. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen beschreiben, welche Möglichkeiten Sie mit dieser Belegart haben, welche Einstellungen Sie in Ihrem jetzigen System dafür vornehmen müssen und wie eine solche Gutschrift im Rechnungswesen dargestellt wird.
Was ist eine rechnungsersetzende Gutschrift und welche Vorteile haben diese Gutschriften im Einkauf?
Im Einkauf sind Sie in der Regel der Leistungsempfänger und erhalten von Ihrem Lieferanten eine Rechnung für die erbrachten Leistungen. Wenn Sie eine rechnungsersetzende Gutschrift einsetzen wollen, so erhalten Sie weiterhin die Leistung, aber Sie erstellen eine Gutschrift an Ihren Lieferanten und zahlen diese dann. Die rechnungsersetzende Gutschrift muss wie eine Rechnung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Der Vorteil liegt jedoch darin, dass Sie diese Gutschrift in Abstimmung mit Ihrem Lieferanten zu einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt und nach eigenen Vorgaben erstellen können und damit auch den Lieferanten entlasten.
Welche Einstellungen muss ich im Einkauf für diese Belege vornehmen?
Sie können eine rechnungsersetzende Gutschrift über die angelegte Belegart Gutschriftverfahren im Einkauf der Sage 100 anlegen. Es ist ein Initialbeleg, welcher auch ohne einen Vorbeleg erstellt werden kann:
Die Nummernkreise dieser Belegart sind an den Rechnungseingang gekoppelt und müssen daher nicht gesondert hinterlegt werden. Um das Gutschriftverfahren als Folgebeleg für einen Wareneingang oder eine Bestellung zu nutzen, müssen Sie den Belegworkkflow im Bereich Einkauf anpassen.
Die Druckprozesse für diese Belegart müssen Sie im Bereich Administration -> Druckprozesse festlegen. Hier wäre eine Orientierung an den Druckprozess des Rechnungseingangs zu empfehlen.
Beim Einsatz von Sage DMS sollten Sie die Einstellungen zur Belegart im Administrator der Sage 100 prüfen und ggf. eine Zuordnung treffen.
Auswirkungen in einem Einkaufsvorgang
Eine rechnungsersetzende Gutschrift im Einkauf kann einer Eingangsrechnung im Vorgang gleichgesetzt werden. Entsprechend der Einstellung in den Mandantengrundlagen kann ein Einkaufsvorgang mit dem Wareneingang oder mit einer Eingangsrechnung erfüllt werden. Wird die Einstellung Rechnungseingang gewählt so gilt die Vorgangserfüllung auch mit dem Gutschriftverfahren.
In der Schnellauskunft zu einem Vorgang wird das Gutschriftverfahren im Bereich Berechnet dargestellt:
Buchungsübergabe in das Sage 100 Rechnungswesen
Bei der Übergabe an das Rechnungswesen der Sage 100 wird die rechnungsersetzende Gutschrift einer Eingangsrechnung gleichgesetzt. Der Buchungssatz Wareneingang an Kreditor wird entsprechend der Einstellung im Rechnungswesen verwendet. Die Möglichkeiten zum Wareneingangscode, zum Buchungstext und zu den Steuereinstellungen sind deckungsgleich mit einer Eingangsrechnung im Einkaufsbereich:
