Schon in einer der ersten Versionen der Office Line und dann in der Sage 100 gab es sowohl in der Warenwirtschaft als auch im Rechnungswesen die Wiedervorlage. Eine Funktion innerhalb der Sage 100, die von vielen Anwendern oftmals gar nicht oder nur in den Grundzügen genutzt wurde. Für mich Grund genug, um Ihnen die Wiedervorlage zu erläutern und das eine oder andere Anwendungsbeispiel zu geben.
Übernahme von Programmaufrufen in die Wiedervorlage
Aus dem Hauptmenü heraus können Sie einzelne Menüpunkte in die Wiedervorlage übernehmen. Diese Menüpunkte müssen im Hauptmenü angeklickt werden. Mit der rechten Maustaste (Übernehmen… -> In Wiedervorlage) wird der Dialog für die Einrichtung der Wiedervorlage aufgerufen:
Beachten Sie, dass nur der unterste Menüpunkt in einem Hauptmenübereich übernommen werden kann.
Übernahme von Datensätzen in die Wiedervorlage
Sie können einzelne Datensätze aus den Stammdaten, aber auch Ein- und Verkaufsbeleg in die Wiedervorlage der Sage 100 übernehmen. Dazu rufen Sie die gewünschten Datensätze auf und verzweigen über das Burger-Menü in den Dialog zur Wiedervorlage:
Dialog der Wiedervorlage
Der Eingabedialog zur Anlage einer Wiedervorlage ist identisch bei der Anlage zu Menüpunkten oder Datensätzen. Hier werden die notwendigen Angaben hinterlegt und damit die Wiedervorlage festgelegt:
In der Bezeichnung wird der gewählte Programmpunkt oder der ausgewählte Datensatz vorgeschlagen. Sie können diese Bezeichnung verändern, sollten jedoch beachten, dass diese Bezeichnung ggf. auch für andere Benutzer verständlich sein muss.
Sie entscheiden im Feld Erstellung in, ob die Wiedervorlage in der Sage 100 oder via MS Outlook an den Empfänger übermittelt werden soll. Wenn Sie sich für die Wiedervorlage in der Sage 100 entscheiden, so wird diese Wiedervorlage beim Start der Sage 100 im Menü angezeigt. Wählen Sie MS Outlook, so erfolgt die Wiedervorlage in den Aufgaben von Outlook außerhalb der Sage 100. ES erfolgt keine Anzeige in der Sage 100.
Das Vorlagedatum können Sie für die Zukunft frei wählen. Genau an diesem Tag wird die Wiedervorlage als Fällig angezeigt, eine Uhrzeit können Sie nicht eingeben.
Standardmäßig wird die Wiederholung als Einmalig eingerichtet. Wurde die Wiedervorlage aufgerufen, so gilt diese dann als erledigt. Alternativ können Sie diese Vorlagen als
- Täglich
- Wöchentlich
- Zweiwöchentlich
- Monatlich
- Quartalsweise
- Habjährlich
- Jährlich
hinterlegen. Ausgangspunkt für die Wiederholung ist das Vorlagedatum.
Um Wiedervorlagen in verschiedene Prioritäten zu unterteilen, können Sie hier zwischen Niedrig, Mittel und Hoch auswählen.
Im Feld Absender wird die Bezeichnung des aktuell angemeldeten Sage Anwenders automatisch hinterlegt. Somit ist immer der Ersteller der Wiedervorlage ersichtlich. Das Feld kann nicht geändert werden.
In der Auswahl der Empfänger stehen Ihnen die Benutzer und Benutzergruppen der aktuellen Datenbank zur Auswahl. Wählen Sie einen Benutzer aus, so erhält nur dieser die Wiedervorlage. Wählen Sie eine Benutzergruppe, wird die Wiedervorlage an alle Mitglieder der Gruppe versendet. Entsprechend Ihrer Auswahl in diesem Feld wird der Typ in Einzelwiedervorlage oder Gruppenwiedervorlage hinterlegt.
Die Eingaben in den Feldern Erledigt durch und Erledigt am werden durch das Programm gefüllt und ermöglichen dem Absender eine Übersicht, wer die Wiedervorlage wann abgearbeitet hat. Manuelle Eingaben sind in den Feldern nicht möglich.
Aktivieren Sie die Option vom Empfänger änderbar, so kann der Empfänger der Wiedervorlage das Vorlagedatum, die Bezeichnung, die Priorität, die Wiederholung und auch das Memo ändern.
Eine besondere Bedeutung kommt dem Memo zu einer Wiedervorlage zu. Hier können Sie weitere Anweisungen für den Empfänger der Wiedervorlage hinterlegen. Wird die Wiedervorlage von ihm geöffnet, so wird das Memo eingeblendet.
Anzeige der Wiedervorlage beim Absender
Wenn ein User der Sage 100 eine Wiedervorlage anlegt, so wird diese im Bereich der gesendeten Wiedervorlagen angezeigt:
Ist diese Wiedervorlage fällig und noch nicht erledigt, wird diese rot dargestellt.
Ist die Wiedervorlage erledigt, so wird diese schwarz angezeigt. Die Erledigung können Sie dann mittels rechter Maustaste Eigenschaften einsehen. Es wird angezeigt, wer und wann (inkl. Uhrzeit) die Erledigung vorgenommen hat.
Anzeige der Wiedervorlage beim Empfänger
Entsprechend der Hinterlegung der Priorität und des Vorlagedatums wird die Wiedervorlage beim Empfänger unter Offen oder Zukünftig dargestellt und farblich markiert:
Wiedervorlagen, die durch den Empfänger bearbeitet werden dürfen, können Sie mittels rechter Maustaste Eigenschaften verändern.
Wurde die Wiedervorlage durch den Anwender erledigt, so wird diese automatisch in den Bereich erledigt übernommen. Der Empfänger sieht diese Erledigung in den Eigenschaften der Wiedervorlage.
Wiedervorlage versenden mittels MS Outlook
Voraussetzung für das Versenden der Wiedervorlage mittels MS Outlook ist die Hinterlegung der Mailadresse in den Eigenschaften des Sage Benutzers im Administrator:
In den Details der Wiedervorlage wählen Sie Erstellung in Ms Outlook 2010/2013/2016/2019. Mit dem Bestätigen der Wiedervorlage erhält der Empfänger ein Outlook Aufgabe und Sie eine Bestätigung, dass diese Aufgabe erstellt wurde:
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit der Outlook-Aufgabe und kann diese Aufgabe in Outlook öffnen:
Über den Link in der Aufgabe wird der entsprechende Menüpunkt in der Sage 100 geöffnet.
Hinweis
Sollten Sie Microsoft To Do einsetzen, so steht Ihnen auch in diesem Programm der Link zum entsprechenden Programmaufruf bzw. Datensatz der Sage 100 in den Aufgabendetails zur Verfügung:
Vertretung
Die Wiedervorlagen werden an die in den Eigenschaften hinterlegten Sage Benutzer übermittelt. Möchten Sie, dass bei einer Abwesenheit eine Vertretung diese Wiedervorlagen erhält, so können Sie diese Vertretungen in der Sage 100 hinterlegen. Wählen Sie dazu den Bereich Administration -> Wiedervorlage ->Vertretung:
Die Vertretung ist zeitlich nicht begrenzt und gilt bis auf Widerruf. Alle Wiedervorlagen werden an den Vertreter übergeben. Die Vertretung kann wiederum eine Vertretung haben, hier sind mehrstufige Verschachtelungen möglich.
Öffnet ein Benutzer der Sage 100 die Software bei hinterlegter Vertretung und offenen Wiedervorlagen, bekommt dieser eine Anfrage, ob die Vertretung aufgehoben werden soll:
Wird die Vertretung deaktiviert, werden die offenen Wiedervorlagen zurück an den ursprünglichen Empfänger geschickt.