Datendiagnose im Rechnungswesen

Im Programmbereich der Administration können Sie die Datendiagnose im Rechnungswesen starten. Dieser Programmpunkt gibt Ihnen einen Überblick über eventuelle Datenprobleme und Konsistenzfehler. In einer Aufstellung nach dieser Datendiagnose können Sie Fehler und Warnungen auswerten. Führen Sie die Datendiagnose regelmäßig durch!

Start der Datendiagnose

Sie können die Datendiagnose über den Programmpunkt  Administration aufrufen:

Neben den allgemeinen Hinweisen können Sie in einer Auswahl die Diagnoseschritte auswählen und den Datenzeitraum festlegen. Zu empfehlen wäre hier die Einstellung Alle Diagnoseschritte durchführen auszuwählen:

Im nächsten Dialog legen Sie fest, ob das Fehlerprotokoll automatisch gedruckt und wie hoch die Meldungsanzahl pro Fehler-/Warnungstyp sein soll. Ein Hochsetzen der Zahl auf 50 ist zu empfehlen.

Es beginnt nun die Diagnose der Daten. Hierbei kann es je nach Menge der Buchhaltungsdaten und Anzahl der Diagnoseschritte zwischen ein paar Sekunden und Minuten dauern. Beachten Sie, dass zu diesem Zeitpunkt niemand im Rechnungswesen Daten erfassen sollte.

Die Anzahl der Fehler und Warnungen wird Ihnen angezeigt.

Meldungen der Datendiagnose

Im Fehlerprotokoll werden Ihnen die erkannten Fehler und Warnungen angezeigt. Im Bereich der Fehlerstatistik sehen Sie die Gesamtzahlen und in den Unterbereichen die genaue Angabe zu den Fehlern und Warnungen:

Fehler (F) sollten umgehend behoben, die Warnungen (W) geprüft und bei Nutzung des Bereiches auch korrigiert werden.

Lösungsansätze für Fehlerbehebungen

Sehr häufig kommt in Kundenprojekten die Meldung, das Saldo ungleich Summe OPs. Diese Meldung besagt, dass hier Offene Posten zu einem Kunden/Lieferanten vorhanden sind, aber der Saldo des Kontos abweicht. Ursache ist dafür sehr häufig, dass der Saldenvortrag aus dem Vorjahr nicht vollständig vorgenommen wurde. Wiederholen Sie daher den Saldenvortrag. Ggf. müssen Sie den Saldenvortrag aus dem Vorvorjahr oder noch Jahre davor wiederholen.

Warnungen in der Festkontendefinition (referentielle Integrität) zeigen Ihnen an, ob im Bereich der Festkonten einige Bereiche nicht ausgefüllt wurden bzw. die zugeordneten Konten nicht (mehr) vorhanden sind. Sie können diese Konten zuordnen oder die Warnungen vernachlässigen, wenn Sie mit derartigen Geschäftsvorfällen (z.B. Anzahlungen) nicht arbeiten.

Weitere Datenprobleme können z.B. fehlende Zuordnungen zu Auswertungs- oder Buchungskreisen sein. Diese Warnungen sollten Sie in den entsprechenden Bereichen beheben. Ordnen Sie entsprechend der Fehlerbeschreibung die Buchungs- oder Auswertungskreise zu.