Die Dublettenprüfung in der Sage 100 ermöglicht Ihnen im Bereich der Adressen, Kunden- und Lieferantenstammdaten eine Prüfung durchzuführen und zeigt Ihnen ob es einen gleichen oder einen sehr ähnlichen Datensatz bereits in Ihrer Anwendung gibt. Die Prüfung erkennt mögliche Dubletten und stellt sie gegenüber. Sie können diese Dubletten kennzeichnen und Daten aus den gefundenen Dubletten zusammenführen. Die Entscheidung, ob es sich um eine Dublette handelt und welche Felder bei einer Zusammenführung bestehen bleiben, liegt bei Ihnen.
Die Dublettenprüfung ist in der Enterprise Version der Sage 100 vorhanden. Voraussetzung ist, dass das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft in der Enterprise Version vorhanden sind.
Führen Sie den Dublettenabgleich nur dann durch, wenn es keine Anpassungen seitens Ihres Business Partners gibt, die auf die Adressnummer referenziert. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Partner, ob die Adressnummer in der Anpassung verwendet wird.
Aktivierung der Dublettenprüfung
Die Dublettenprüfung wird je Mandant im Administrator der Sage 100 aktiviert. Dazu müssen die Applikationen Rechnungswesen und Warenwirtschaft geschlossen sein.
Sie erhalten bei der Aktivierung den Hinweis, dass diese einige Zeit in Anspruch nimmt und in der Zeit weder in den Applikationen, noch im Administrator gearbeitet werden kann:
Nach erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie einen Hinweis. Über diesen Weg können Sie auch die Deaktivierung des Dublettenabgleichs durchführen.
Beachten Sie, dass Sie für die Arbeit mit dem Dublettenabgleich das Recht haben müssen, Adressen zu lesen, zu bearbeiten und zu löschen.
Einzelprüfung von Adressen
Die Dublettenprüfung können Sie in der Warenwirtschaft und im Rechnungswesen vornehmen. Vorgenommene Änderungen beziehen sich immer auch auf die andere Applikation.
Beachten Sie, dass bei einer Dublettenprüfung im Adressenstamm kein anderer Benutzer arbeitet. Es könnte beim Abgleich zu inkonsistenten Daten kommen, wenn eine Dublette zusammengeführt wird und ein anderer Benutzer gerade den Datensatz bearbeitet.
Sie können die Einzelprüfung in den Bereichen
- Adressen
- Kunden
- Lieferanten
aufrufen. Der Funktionsumfang ist gleich, es werden die Adressdaten nach Dubletten durchsucht und können zusammengeführt werden.
Um eine Einzelprüfung vornehmen zu können, wählen Sie die gewünschte Adresse (Kunde, Lieferant) und aktivieren die Prüfung über das Burgermenü Extras – Dublettenprüfung. Gibt es keine Dublette zum Datensatz, erhalten Sie eine entsprechende Meldung:
Gibt es eine Dublette, so werden die Datensätze gegenübergestellt:
Eine Dublette wird vorgeschlagen, wenn es eine ca. 35% Übereinstimmung gibt. Sie sehen einen Gewinner und einen Verlierer. Als Gewinner wird die ältere Adresse (kleinere Adressnummer) vorgeschlagen. Sie können über den Button Tauschen den Gewinner und Verlierer komplett wechseln oder aber einzelne Felder über die Pfeile tauschen.
In der tabellarischen Ansicht können Sie keine Werte eintragen oder auswählen, es werden Ihnen nur die Eingaben in den jeweiligen Adressstammdaten angezeigt.
Über den Button Abgleichen (Tastenkombination Alt+A) werden die Datensätze zusammengeführt, eine Sicherheitsabfrage müssen Sie dazu bestätigen:
Wenn bei der Verliereradresse Kontokorrentinformationen hinterlegt sind, so werden auch diese der Gewinneradresse hinzugefügt. Sie entscheiden, ob diese hinzugefügten Kontokorrentinformationen auf inaktiv gesetzt werden. Inaktiv bedeutet, die Informationen sind zwar vorhanden, werden aber in der Standardsuche nicht gefunden. Wählen Sie den Button Nein, um auch die 2. Kontonummer aktiv zu belassen.
Im Ergebnis des Dublettenabgleiches gibt es nun eine Adresse mit zusätzlichen Kontokorrentinformationen. Auch die offenen Posten in der Buchhaltung und die Bankverbindungen sind der neuen Adresse zugeordnet:
Wenn Sie bei der Dublettenprüfung Nicht Abgleichen wählen, so erhalten beide Datensätze ein Kennzeichen, dass es keine Dubletten sind und sie werden in zukünftigen Abgleichen nicht mehr berücksichtigt:
Teil- oder Komplettprüfung
Insbesondere nach dem Import von Adressdaten empfiehlt sich eine umfangreiche Dublettenprüfung über einen Teil der Adressdaten oder sogar ein Komplettabgleich. Beachten Sie auch hier, dass zum Zeitpunkt der Prüfung keine weiteren Arbeiten an den Adressstammdaten durch andere Anwender vorgenommen werden sollten.
Dieser Abgleich kann in der Warenwirtschaft oder im Rechnungswesen aus dem Bereich Administration vorgenommen werden:
Im Vorschaltdialog können Sie eine Eingrenzung der Daten vornehmen.Bei sehr vielen Adressen (mehr als 1000) ist diese Eingrenzung sehr zu empfehlen, da die Komplettprüfung ggf. sehr lange dauern kann.
Wenn Sie die Option Auch Adresspaare mit Status “nicht Abgleichen” prüfen wählen, so können Sie irrtümlich beim Einzelabgleich gekennzeichnete Adressen wieder als Dublette kennzeichnen und zusammenführen.
Die Verfahrensweise der Dublettenprüfung ist identisch mit der Einzelprüfung.