SEPA-Lastschriften in der Sage 100

Die Abwicklung von SEPA-Lastschriften in der Sage 100 wirft immer wieder Fragen in der Anlage der Daten, der Mandate und der Handhabung beim Zahlungsverkehr auf. Im heutigen Blogeintrag möchte ich mich daher ein wenig ausführlicher mit der Thematik beschäftigen, damit Sie die richtigen Schritte setzen können und keine Fehler in der Abwicklung passieren.

Grundeinstellung zur Anlage eines SEPA Mandates

In den Sage 100 Grundlagen können Sie im Bereich der Zahlungskonditionen die Grundeinstellungen für die Anlage eines SEPA Mandates festlegen. Neben der Definition, wie eine Mandatsnummer aufgebaut werden soll, hinterlegen Sie hier auch die SEPA-Texte für die Anschreiben und die Texte für die SEPA-Vorabankündigung (Prenotifikation). Alle diese Angaben können Sie jederzeit anpassen und ändern.

SEPA Mandatsreferenz

Im Register SEPA Mandatsreferenz können Sie den Aufbau der Mandatsnummer festlegen:

Mandat

Ihnen stehen als Platzhalter die folgenden Werte der Sage 100 zur Verfügung:

Mandat 1

Beachten Sie, dass die Mandatsnummer eindeutig sein muss. Änderungen in der Bankverbindung oder in der Anschrift erfordern immer ein neues Mandat mit einer neuen Mandatsnummer.

SEPA Texte

Die SEPA-Mandate können Sie mit einem Anschreiben für den Kunden versenden. Auch die Texte für die SEPA-Mandate können Sie selbst festlegen.  Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben können Sie  SEPA-Mandate an Ihre Kunden in der sonst üblichen Korrespondenzsprache mit dem Kunden oder in englischer Sprache versenden.

Hier legen Sie die verschiedenen Texte für den SEPA Zahlungsverkehr an bzw. Sie können hier die Vorschlagstexte ändern:

Mandat 3

Für jede Sprache können Sie diese Texte auswählen. Im Bereich der Textbausteine geben Sie den gewünschten Text ein. Mit Strg+Enter können Sie einen Zeilenumbruch in diesem Bereich einfügen. Auch in diesem Bereich stehen Ihnen über den Button Platzhalter einige zusätzliche Daten zur Auswahl im Text zur Verfügung.

SEPA-Vorabankündigung

Mittels einer SEPA-Vorabankündigung (Prenotifikation) müssen Sie dem Kunden einen Lastschrifteinzug ankündigen. Dafür gilt eine gesetzliche Frist von min. 14 Tage vor dem Einzug. Diese Frist können Sie über Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen minimieren aber nicht ausschließen. Eine Möglichkeit diese SEPA-Vorabankündigung zu senden, besteht mit einem entsprechenden Vermerk auf dem Rechnungsbeleg. In der entsprechenden Maske können Sie entscheiden, ob und auf welchen Belegen diese Ankündigung gedruckt wird. Im Text stehen Ihnen auch hier wieder eine Vielzahl von Platzhaltern zur Auswahl:

Mandat 4

Beachten Sie, dass Sie im Text einen bestimmbaren Tag für den Einzug nennen müssen. Mit Klauseln, wie z,B. „wenn dieser Tag kein Banktag ist, so erfolgt der Einzug am nächsten Banktag“ können Sie auf regionale oder nationale Feiertage reagieren und haben damit einen bestimmbaren Tag.

SEPA Mandat erstellen

In den Stammdaten (Adressen, Kunden oder Lieferanten) können Sie über das Burger-Menü Bank – SEPA-Mandate die vorhandenen Mandate einsehen und verändern oder über Hinzufügen ein neues Mandat anlegen. Voraussetzung ist eine vorhandene Bankverbindung.

Mandat 5

Nach der Auswahl der Bankverbindung wird die Maske für die Anlage eine Mandates angezeigt. Im linken Bereich werden Ihnen die bereits angelegten Mandate zur Information angezeigt:

Mandat 6

Im Feld Mandatstyp legen Sie fest, ob es sich um ein Einmal- oder Dauermandat handelt. Als Status wählen Sie bei der Anlage versendet, da Sie auf die Rücksendung von Ihrem Kunden warten. Erst wenn Sie das Mandat als aktiv einstellen, können Sie es im Zahlungsverkehr verwenden. Im Feld Lastschrifttyp entscheiden Sie zwischen Basis- und Firmenlastschrift.

Achten Sie auf die gesonderten Bedingungen für eine Firmenlastschrift und sprechen Sie hier die Anlage ggf. mit Ihrem Steuerberater ab.

Wenn Sie die Option Sammelanschreiben aktivieren, dann wird neben dem eigentlichen Mandant auch noch das Anschreiben für den Kunden mit ausgedruckt. Die Texte für diese Anschreiben und für das Mandat legen Sie in den Sage 100 Grundlagen fest.

Über den Button Drucken wird das Mandat und ggf. das Sammelanschreiben gedruckt.

Beachten Sie, dass ein Mandat nur gültig ist, wenn es vom Kunden unterschrieben und im Original zurückgeschickt wurde. Fax oder Mail wird nicht als Original angesehen und führt dazu, dass das Mandat nicht gültig ist. Ein Einzug auf Basis eines ungültigen Mandates kann 18 Monate ohne Angabe von Gründen rückgängig gemacht werden.

Wurde das Mandat vom Kunden ordnungsgemäß zurückgeschickt, so können Sie es in der Mandatsübersicht mit einem Signierungsdatum versehen und den Mandatsstatus auf aktiv setzen. Damit können Sie das Mandat in der Buchungserfassung und im Zahlungsverkehr verwenden.

Wenn die Gültigkeit im Mandat nicht hinterlegt ist, läuft dieses automatisch nach 36 Monaten aus, wenn es nicht genutzt wurde.

SEPA Mandate in der Buchungserfassung

In der Buchungserfassung können Sie bei der Anlage der Offenen Posten bereits eine Zuordnung des OPs zu einem SEPA-Mandat  im Feld Mandatsreferenz vornehmen.

Mandat 7

Sie können hier alle aktiven Mandate des Kunden auswählen. Wird das Feld freigelassen, so erfolgt die Zuordnung im Zahlungsverkehr.

SEPA Mandate im Zahlungsverkehr

Im Zahlungsverkehr – unter Lastschriften bearbeiten – werden Ihnen bei der Transaktionsart SEPA Basislastschrift bzw. SEPA Firmenlastschrift unterhalb der Bankverbindung, auch die dort hinterlegten und aktiven SEPA-Mandate, angezeigt. Eine andere Auswahl der Bankverbindung als auch der dann möglichen SEPA-Mandate können Sie vornehmen:

Mandat 8

Wenn Sie die SEPA-Lastschriften ausführen, so werden vor der Erstellung der XML-Datei alle Mandate, der am Zahlungslauf beteiligten Kunden, auf Ihre Gültigkeit geprüft:

Mandat 9

Allgemeine Hinweise zum SEPA Lastschriftverfahren

Um ein reibungsloses Lastschriftverfahren via SEPA zu gewährleisten, sollten Sie immer folgende Punkte prüfen:

  • ist die Mandatsnummer in Ihrem Unternehmen je Mandat einmalig und nachvollziehbar?
  • sind die formalen Anforderungen an ein Mandat bei der Ausstellung eingehalten?
  • gibt es einen abweichenden Kontoinhaber oder abweichenden Rechnungsempfänger – ist das Mandat mit diesem abgeschlossen?
  • haben Sie ein gültiges Mandat von Ihrem Kunden als Original?
  • erfolgte die Ankündigung der Lastschrift formal und mit einem bestimmbaren Termin?
  • hat die Bank die Datei für den Lastschrifteinzug rechtzeitig bekommen (Vorlauftage!)?
  • wird die Nutzung des Mandates bei Ihnen vermerkt – wenn Sie keinen Zahlungsverkehr der Sage 100 nutzen? Die Nutzung unterliegt der Aufbewahrungspflicht!

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