Nachdem der Blogeintrag zum Thema Übergabe der Rechnungen aus der Warenwirtschaft in das Rechnungswesen veröffentlicht wurde, haben einige Leser nachgefragt, wie sie die Übergabe mittels Erlös- bzw. Wareneingangscodes vornehmen können. Es geht um Buchungen im Ein- und Verkaufsbereich auf verschiedene Erlös- und Aufwandskonten. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten im Verkausbereich vorstellen – die Verfahrensweise ist für den Einkaufsbereich deckungsgleich. Sollten Sie mit Wareneinsatz und Warenbestandskonten im Rechnungswesen arbeiten, so können Sie auch hier die entsprechenden Codes hinterlegen und Buchungen so splitten.
Anlage von Erlöscodes
Die Anlage von Erlöscode erfolgt in den Grundlagen Warenwirtschaft im Bereich Faktura:
Sie können hier den Erlöscode und eine Bezeichnung eingeben. Der schlüssel muss nummerisch und darf nicht größer als 9999 sein. Beachten Sie schon bei dieser Anlage, dass der Schlüssel Teil einer Kontennummer im Rechnungswesen sein wird und Sie die Länge den Möglichkeiten der Buchhaltung anpassen.
In diesem Bereich der Grundlagen können Sie auch die anderen Codes für die Übergabe an das Rechnungswesen hinterlegen.
Zuordnung der Erlöscodes in der Warenwirtschaft
Sie können die angelegten Erlöscode einem Kunden oder einem Artikel zuordnen. Die Einträge aus den Stammdaten werden im Verkaufsbeleg vorgeschlagen und können dort nochmals angepasst werden.
Kundenstamm
Die Zuordnung beim Kunden nehmen Sie standardmäßig im Bereich Verkauf/Lieferung vor:
Artikelstamm
Die Zuordnung im Artikelstamm erfolgt im Bereich Faktura:
Verkaufsbeleg
Im Belegkopf wird Ihnen der Erlöscode des Kunden vorgeschlagen. Dieser kann für den aktuellen und alle daraus aufgebauten Belege festgelegt werden und wird nicht in die Stammdaten zurückgeschrieben.
Dieser Erlöscode wird automatisch in die Artikelpositionen des Verkaufsbeleges übernommen, unabhängig davon, ob und welcher Erlöscode beim Artikelstamm hinterlegt ist. Ändern Sie diesen Erlöscode im Belegkopf, so erhalten Sie eine Abfrage, ob diese Änderung auch auf alle bereits erfassten Artikel übernommen werden soll:
Hinweis: Für die Übergabe in das Rechnungswesen werden die Erlöscodes der Artikelpositionen herangezogen. Möchten Sie hier eine Unterteilung nach Artikeln vornehmen, so ändern Sie den Erlöscode in der Position des Verkaufsbeleges. Wenn es keinen Erlöscode beim Kunden gibt, so wird der entsprechende Erlöscode aus dem Artikelstamm in die Verkaufsposition übernommen.
Einstellungen in den Mandantengrundlagen des Rechnungswesens
Im Bereich Schnittstelle Warenwirtschaft legen Sie fest, ob ggf. Sachkonten automatisch angelegt werden sollen:
Beachten Sie, dass mit der Einstellung Ja bei einer Übergabe aus der Warenwirtschaft ggf. die Sachkonten für das Buchen mit Erlöscode automatisch angelegt werden. Wird ein Erlöscode genutzt und es gibt dazu noch kein Sachkonto, so wird dieses auf Basis des Vorlagenkontos beim Steuercode angelegt. Bedenken Sie bei dieser Einstellung, dass bebuchte Konten nicht mehr gelöscht werden können. Die Kontenanlage erfolgt durch die Einstellungen in der Warenwirtschaft bei der Übergabe der Buchungen.
Einstellungen zur Übergabe mit Erlösecode im Rechnungswesen
Damit Sie eine Buchungsübergabe mit Erlöscode erreichen, müssen Sie die Festkonten – Umsatzsteuer im Rechnungswesen anpassen:
Für jeden Steuercode können Sie die Position des Erlöscodes in der Kontonummer hinterlegen. Sie wählen die entsprechende Zeile und legen die Position über den Button Code fest:
Entsprechend der Ausgangskontonummer (hier S40020) werden Ihnen die möglichen Stellen für einen Platzhalter mit x angezeigt.
Folgende Tipps würde ich Ihnen in dieser Anlage geben:
- Klären Sie vorher die Anzahl der Stellen des Erlöscodes. Planen Sie ggf. auch zukünftige Möglichkeiten ein und wählen den Rahmen groß genug.
- Hinterlegen Sie als Basiskonto (Beispiel S40020) Konten, welches diese Erlöscodes auch aufnehmen können.
- Achten Sie bei der Kontenauswahl auch darauf, dass Sie mit einem Konto mit Erlöscode nicht in einen anderen Kontenbereich gelangen.
- Erweitern Sie ggf. den Sachkontenrahmen, um eine sinnvolle Trennung der Konten mit Erlöscodes zu erreichen.
- Haben Sie z.B. einen 2-stelligen Bereich für den Erlöscode hinterlegt, aber nur einen einstelligen Wert als Erlöscode, so wird dieser linksbündig mit 0 aufgefüllt – statt 1 dann 01
Übergabe aus der Warenwirtschaft
Die Übergabe aus der Warenwirtschaft können Sie mittels Übergabelauf oder Sofort mit dem Speichern eines Rechnungsbeleges vornehmen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie im Blogeintrag Übergabe der Rechnungen aus der Warenwirtschaft in das Rechnungswesen . Beide Verfahrensweisen ermöglichen uneingeschränkt die Übergabe mit Erlöscodes.