Im Komfortpaket “Kommunikation und Belege” wurde die Standard-Funktion der E-Mail-Texte überarbeitet. Sie können in den Bereichen Warenwirtschaft und Rechnungswesen zu den Belegen individuelle Mailtexte erstellen und zuordnen. Jeder Benutzer der Sage 100 kann dabei individuelle Texte in verschiedenen Sprachen hinterlegen oder Sie können übergreifende Texte verwenden.
Voraussetzung für die Anlage von E-Mail-Texten
Die Arbeit mit den E-Mail-Vorlagen wird im eigenen Menüpunkt der Symbolleiste in den Einstellungen aufgerufen:
Rechnungswesen:
Warenwirtschaft:
Diese Programmaufrufe sind nur vorhanden, wenn in den Mandantengrundlagen im Bereich Druck Korrespondenzformulare “Erweiterte Druckersteuerung” eingestellt ist. Beachten Sie, dass bei Installationen, in denen Rechnungswesen und Warenwirtschaft enthalten sind, in beiden Programmen dieses Einstellung getroffen sein muss.
Einstellungen zu den E-Mail-Texten
Die Eingabemaske umfasst 5 Bereiche:
- tabellarische Aufstellung aller E-Mail-Texte
- Grundlagen
- interne E-Mail-Adressen
- E-Mail-Ansprache
- E-Mail-Text
Tabellarische Aufstellung der E-Mail-Texte
In diesem Bereich werden alle hinterlegten E-Mail-Texte zur Auswahl angeboten. Der Aufbau der Tabelle kann über das Burger-Menü im Bereich Einstellungen verändert werden. Oberhalb der Tabelle können Sie standardmäßig über die Button Neu oder Löschen Veränderungen vornehmen. Möchten Sie einen E-Mail-Text ändern, so markieren Sie diesen in der Tabelle und Sie können diesen in der Erfassungsmaske verändern.
Grundlagen
Im Feld Benutzer stehen alle Sage 100 Benutzer zur Auswahl. Wählen Sie Übergreifend, so wird der E-Mail-Text für den Belegart/Typ genutzt, wenn es für den Benutzer keinen eigenen E-Mail-Text gibt. Im Feld Belegart/Typ können Sie festlegen, für welchen Bereich Sie einen E-Mail-Text anlegen wollen. Zur Auswahl stehen Ihnen hier die verschiedenen Belegarten:
Diese Auswahl haben Sie im Rechnungswesen, als auch in der Warenwirtschaft. Sie können diese Einstellungen auch für das jeweilige andere Programm vornehmen.
Die Sprache für den E-Mail-Text können Sie auswählen. Die Anlage erfolgt in den Sprachcodes im Bereich der Grundlagen – Konstanten. Beim Kunden bzw. Lieferanten sind die Sprachcodes zugeordnet und damit wird dann der E-Mail-Text der jeweiligen Sprache herangezogen. Die Sprache muss ausgewählt werden.
Interne E-Mail-Adressen
Sie können hier E-Mail-Adressen für den internen Gebrauch zuordnen. Diese werden bei einem Mailversand automatisch neben der Zieladresse zugeordnet. Sie können für eine Belegart auch eine eigene Antwortadresse hinterlegen. Wenn Sie mehrere Adressen hinterlegen wollen, so können Sie diese mit Semikolon (Strich-Punkt) abtrennen. Diese Eingaben dienen der internen Verteilung der versendeten Mail und können auch zur internen Archivierung genutzt werden.
E-Mail-Ansprache
Die Standardansprache wird verwendet, wenn Sie keine persönliche Ansprache im Mail hinterlegen wollen, bzw. wenn es bei einem Kunden/Lieferanten keine persönliche Ansprache in den Daten gibt. Im Feld Betreff geben Sie die Betreffzeile für das Mail ein. Entsprechend der Auswahl im Feld Belegart/Typ können Sie diese Betreffzeile mit Platzhaltern ergänzen. Diese stehen Ihnen zur Auswahl:
E-Mail-Text
Für den E-Mail-Text können Sie einen unbegrenzten Text eingeben. Zeilenumbrüche werden durch das Programm automatisch durchgeführt. Wollen Sie einen Zeilenumbruch gezielt vornehmen, so geben Sie diesen mit der Strg+Enter-Taste ein. Auch für den E-Mail-Text können Sie Platzhalter verwenden, die je nach Belegart/Typ unterschiedlich sind.
Die Gestaltung des E-Mail-Textes können Sie über den Schriftarten-Button vornehmen. Hier können Sie die Schriftart und Formatierung anpassen.
Wenn Sie die Schriftart ändern wollen, so schreiben Sie den Text, markieren die gewünschte Stelle und ändern die Schriftart über die Schaltfläche.
Einstellungen beim Kontokorrent
Im Bereich der Kunden und Lieferanten können Sie im Register Ansprechpartner eine Zuordnung der Belege der Warenwirtschaft und des Rechnungswesens für das Mailen festlegen. Dazu rufen Sie die Belegzuordnung über das Burger-Menü oder über die Schaltfläche auf:
Sie können in diesem Dialog festlegen, welcher Ansprechpartner für einen Sage 100 Beleg herangezogen werden und ob das Original laut Druckprozess gedruckt oder gemailt werden soll:
Sie entscheiden hier, ob das Original via Mail verschickt werden soll. Wenn Sie hier ein ja auswählen, werden andere Einstellungen zum Belegdruck – durch den Druckprozess – ignoriert. Im unteren Bereich können Sie auf die Button An, Cc oder Bcc klicken und die entsprechenden E-Mail-Adressen auswählen oder weitere hinzufügen. Eine freie Eingabe ist auch möglich:
Wenn Sie den Ausdruck per Mail verschicken, so öffnet sich standardmäßig das Auswahlfenster für die Adressen. Die hinterlegten Einstellungen der Belegzuordnung sind als Vorschlagswerte hinterlegt, können hier aber nochmals verändert werden:
Die Option E-Mail vor dem Senden bearbeiten ermöglicht Ihnen, dass der Mail-Client vor dem Senden nochmals geöffnet wird und Sie das Mail und auch die Adressen nochmals verändern können:
Ergänzendes Video
Sage hat zum Thema ein Video bereitgestellt – welches Ihnen die Erläuterungen nochmal verdeutlichen kann.