Inventur in der Sage 100

Dieser Beitrag wurde an die Version 9.0.5 (Stand Mai 2023) angepasst.

Nachdem der Blogeintrag Inventur mit SEP EasyXDE online gegangen ist, wurde ich von einigen Kunden angesprochen, den Standardablauf einer Inventur zu beschreiben. Gerade zum Jahreswechsel stehen viele Firmen vor der Aufgabe eine Stichtagsinventur durchzuführen. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen ein paar Punkte erläutern, die Sie bei der Planung und Durchführung der Inventur beachten sollten.

Abgrenzung

Im Zusatzpaket erweiterte Lagerwirtschaft können Sie – zusätzlich zur Stichtagsinventur – eine permanente Inventur durchführen. Diese wird hier nicht beschrieben. Pro Artikel kann in diesem Zusatzpaket ein Inventurverfahren hinterlegt werden. Damit wird eine Inventur unterjährig und automatisch gestartet. Bitte lesen Sie dazu die Hilfeseiten der Sage 100. In diesem Blogeintrag wird auch nicht die Unterstützung von mobilen Endgeräten für die Inventur beschrieben, dazu nutzen Sie den Blogeintrag Inventurerfassung mit SEP EasyXDE.

Inventur auf neue Masken umstellen

Im Administrator der Sage 100 können Sie die Sage 100 Dialogeinstellungen für die Inventur einschalten:

Nur so erhalten Sie die neuen Masken und Möglichkeiten der Stichtagsinventur. Das Sonderinventurverfahren wird weiterhin nur in den alten Masken angeboten.

Inventurablauf

Die Stichtagsinventur wird in der Regel 1x im Geschäftsjahr für alle Artikel durchgeführt. In der Sage 100 ist es aber möglich, eine solche Inventur mehrfach im Jahr durchzuführen. Der Ablauf ist in 4 Schritten  zu beschreiben:

  1. Inventureröffnung
  2. Zählen und Inventurerfassung
  3. Inventurauswertungen
  4. Inventurabschluss

In der Sage 100 werden die einzelnen Menüpunkte für die Durchführung einer Inventur im Bereich Lager – Lagerinventur – Stichtagsinventur angezeigt:

1. Inventureröffnung und Zähllisten drucken

Die Inventureröffnung erfolgt immer pro Lagerort. Auch wenn Sie eine Eingrenzung in der Maske nach Artikel oder Artikelgruppe vornehmen, so wird die Inventur für alle Lagerorte eröffnet, indem der Artikel oder ein Artikel der Artikelgruppe vorhanden ist. Eine Zähllistenbezeichnung und Eingaben zum Personal können Sie nur eingeben, wenn die erweiterte Lagerwirtschaft installiert ist. Ansonsten wird die Zählliste immer mit Standard bezeichnet.

Im Vorschaltdialog legen Sie fest, ob Sie die Auswahl nach lager oder Artikel vornehmen. entsprechend werden die weiteren Dialogfelder.

Hinweis:
Die Lagerinventur erfolgt immer pro Lagerort, auch wenn Sie eine Auswahl nach Artikel durchführen. es werden die Inventur für die Lagerorte eröffnet, indem der Artikel vorhanden ist.

In den Optionen legen Sie weitere Einstellungen zur Inventur fest:

Das Feld Inventierte Lager müssen Sie auf Ja stellen, wenn Sie in dem Geschäftsjahr schon eine Inventur vorgenommen haben. Mit der Inventureröffnung werden auch die Grundlagen für die Erfassung und für den Ausdruck der Inventurzähllisten gesetzt. Sie können die Sortierung der Liste und die Erfassung der Inventurbestände nach Artikelnummer oder EAN-Nummer festlegen.

Im Sperrstatus legen Sie fest, ob und zu welchem Zeitpunkt das Lager gesperrt wird. Durch eine Sperre des Lagers können Sie keine Artikel mehr aus oder in das Lager buchen.  Als Auswahl stehen hier:

  • Ab Eröffnung sperren
  • Lager sperren bei Aktualisierung
  • Ab Erfassung sperren
  • Ab Nachzählung sperren
  • Lager nicht sperren

Zu empfehlen ist sicher die Einstellung Ab Eröffnung sperren, denn alle anderen Einstellungen erfordern von Ihnen eine genaue Analyse welche Artikel nun nach der Eröffnung ins und aus dem Lager entnommen wurden und können zu Abweichungen beim Zählen führen. Führen Sie ggf. die Inventur nur für kleinere Lagereinheiten durch, um eine Sperre zu setzen und die Inventur für diesen Bereich durchzuführen.

Mit dem Einsatz der erweiterten Lagerwirtschaft können Sie auch das Personal für die Inventur auswählen:

Sie erhalten eine Programmmeldung an wie vielen Lagerplätzen die Inventur eröffnet wurde:

Der Druck der Inventurzähllisten erfolgt im eigenen Menüpunkt.  Sie können eine Vorschau für den Druck über die Schaltfläche wählen.

Sie entscheiden, ob die Buchbestände und auch die Chargen- und Seriennummern mit ausgedruckt werden.

Ein Druck der Inventurzählliste ist ab der Version 9.0.5 nicht mehr notwendig um die Inventurerfassung durchzuführen.

2. Zählen und Inventurerfassung

Mit den ausgedruckten Zähllisten kann das eigentliche Zählen der Artikel beginnen. Anpassungen der Zähllisten können über den AppDesigner vorgenommen werden. Beachten Sie, dass die Listen der Zählung der Aufbewahrungspflicht unterliegen und nicht einfach nach der Inventurerfassung “entsorgt” werden sollten.

Die Inventurerfassung erfolgt im gleichnamigen Menüpunkt. Sie wählen die Zählliste aus und geben die entsprechenden Daten für das Zählen und Erfassen ein.

Die Erfassungsmaske ist eine Auskunft und kann daher nach eigenen Vorstellungen sortiert, gruppiert und erweitert werden. Zusätzliche Spalten können über das Burger-Menü Einstellungen -> Spalten ein-/ ausblenden hinzugefügt werden:

In der Spalte Kennzeichen werden die Kennzeichen für die Artikel hinterlegt:

  • C = Chargenartikel
  • S = Seriennummernartikel
  • L = LIFO Artikel
  • F = FIFO Artikel

Sie geben im Feld Gezählt den Wert Ihrer Zählung ein. Um eine vollständige Inventur zu gewährleisten muss in diesem Feld ein Wert bei jedem Artikel eingetragen werden.

Wenn Sie das Feld Gezählt bei serien- und chargenpflichtigen Artikeln verlassen, öffnet sich der Eingabedialog zu den Zusatzdaten. Eine Änderung können Sie über den Stift vornehmen:

In diesem Dialog sehen Sie die vorhandenen Serien- und Chargennummern und können eigene Nummern hinzufügen.

Vorbelegungen

Über das Burger-Menü können Sie Vorbelegungen zur Inventurerfassung vornehmen:

Insbesondere die Option Buchbestand übernehmen wird sehr gerne von unseren Kunden genutzt. Es werden in der Inventurerfassung nur die Differenzen eingetragen und die restlichen Eingaben automatisch gesetzt.

Hinzufügen/Löschen

Artikel, die neu im Lager sind, können sie über Artikel hinzufügen in die Inventur einbeziehen oder Artikel aus der Liste herauslöschen.

Wenn Sie die Zählliste nicht vollständig erfasst haben, können Sie zwar die Erfassung beenden aber die Inventur nicht abschließen. Eine Programmmeldung erinnert Sie an noch fehlende Erfassungspositionen:

3. Inventurauswertungen

Im Bereich der Auswertungen zur Inventur sind folgende Listen verfügbar:

  • Inventurerfassungsprotokoll
  • Inventurdifferenzen
  • Inventurbewertungen

In allen Auswertungen können Sie über Vorschaltdialoge Eingrenzungen der Artikel vornehmen.

Diese Listen stehen Ihnen nach dem Abschluss der Inventur nur noch teilweise zur Verfügung, daher ist ein Ausdruck und Archivierung vor dem Inventurabschluss dringend zu empfehlen.

Um eine umfassende und realistische Inventurbewertung zu erhalten, können Sie vor dieser Auswertung noch die Bewertungssätze ändern. Standardmäßig werden die Bewertungssätze aus dem Artikelstamm herangezogen. Sie können diese über den Programmpunkt für die aktuelle Inventur und auch für den Artikelstamm ändern.

Änderungen am Bewertungssatz sollten immer mit Ihrem steuerlichen Vertreter abgesprochen und begründet werden, da diese Änderungen weitreichende Folgen für die Bewertung ihres Lagerbestandes hat.

In der Inventurbewertung können Sie die Bewertungsansätze (Inventurbestände, Inventurdifferenzen, Inventurfehlmengen, Inventurüberschüsse) und die Preisgrundlagen (letzter EK, kalkulatorischer EK, mittlerer EK oder Einzelpreis VK) für Ihre individuelle Auswertung kombinieren.

In der Berichtsvariante können Sie zwischen

  • Ausgabe pro Artikel
  • Kumulierte Artikelausgabe
  • Ausgabe pro Lagerplatz

wählen.

4. Abschluss einer Inventur

Eine Inventur kann über die entsprechenden Programmpunkte übernommen oder abgebrochen werden.

Beim Inventurabbruch werden alle Daten der Erfassung zu den Zähllisten und Bewertungsansätzen endgültig gelöscht. Es erfolgen keine Bestandsbuchungen für die Artikel und die Lagerorte werden wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Die Inventurübernahme kann je Zählliste erfolgen. Wenn alle Artikel der Zählliste erfasst wurden, können die Werte übernommen werden. Die Bestandsveränderungen werden durchgeführt und die Inventur für das Geschäftsjahr abgespeichert:

Ein Protokoll im Anschluss wird ausgedruckt und zeigt die Information über die abgeschlossene Inventur:

Ihnen stehen (je nach Lizenz) auch nach der Inventur einige Auswertungen in der Inventurhistorie zur Auswahl.

4 thoughts on “Inventur in der Sage 100

  • Zur Inventureröffnung kann ich mehrere Zähllisten erstellen und drucken, die sich beispielsweise auf Artikelgruppen bezieht. Sprich Art.Gr. 1-3 = Zählliste 1, Art.Gr. 4-5 = Zählliste 2 etc.?
    Eine zweite Frage: Die Sage new classic hat sich aktuellen Bestände der Artikel bei Inventureröffnung “gemerkt”, sodass die Inventurerfassung nicht ad hoc erfolgen musste, sondern der Verkauf weiter laufen konnte. Nach Inventurerfassung wurden die Bestände durch, entsprechend der gezählten Menge, addiert oder substrahiert und damit korrigiert. Diese Funktion ist insofern sinnvoll gewesen, da technische oder personelle Probleme eine umgehende Inventurerfassung unter Umständen behindern könnten, was dann aber keinen negativen Einfluss auf das Tagesgeschäft gehabt hätte. Gibt es diese Funktion auch in der Sage 100?

    • Hallo Frau Weidelt,
      im Vorschaltdialog zur Inventurerfassung können Sie die Eingrenzung nach Artikelgruppe vornehmen. Eine Auswahl von – bis nach Artikelgruppen steht zur Verfügung. Da die Inventur aber immer pro Lagerort erfolgt, wird dann aber die Inventur für die Lagerorte eröffnet indem die Artikel der gewünschten Artikelgruppen enthalten sind. Es ist also nicht möglich nur die Artikel einer bestimmten Artikelgruppe zu inventieren, sondern die Lagerorte indem diese Artikel enthalten sind.
      Zur 2 Frage: Man kann auch im Vorschaltdialog wählen, wann das Lager gesperrt werden soll für die Inventur, es muss nicht mit der Inventureröffnung gemacht werden. Wenn das Lager gesperrt ist, so ist kein Ein- und Ausgang aus dem Lager möglich.
      Viele Grüße
      Jörn Lange

      • Hallo Herr Lange,

        es ist bald wieder Zeit für die Inventur und ich muss noch mal an meine 2. Frage aus dem vergangenen Jahr anknüpfen. Wenn ich kein Lager sperre, kann nach der Inventur der Verkauf normal weiter gehen und mit Übernahme der Inventurerfassung, werden die Bestände der Artikel entsprechend der Zählmenge und des bis dato vollzogenen Verkauf, korrigiert. Beispiel: Die Inventur wird zum 31.12.2023 eröffnet, das Lager wird nicht gesperrt. Artikel “Glühlampe” wird zur Inventur 5x gezählt. Bis zur Eingabe der Inventurdaten, wird der Artikel 2 x verkauft, es sind im Bestand nur noch 3 Glühlampen da. Wird die Inventur erfasst, werden 5 Lampen als gezählt eingetragen und nach Übernahme der Inventurerfassung, stehen nach wie vor die 3 Glühlampen im Bestand, weil sich das System die Transaktionen “gemerkt” hat. Verstehe ich das richtig so?
        Danke für Ihre Antwort.

        • Hallo Frau Weidelt,
          Eine Inventur ohne Lagersperrungen (wann auch immer) durchzuführen ist zwar möglich wird aber falsche Werte in der Inventur hervorbringen. Wie wollen Sie da einen genauen Buchbestand bekommen – also was sollte im Lager sein? Schon bei der Inventureröffnung ohne Sperre werden Sie seitens Sage darauf hingewiesen, dass Artikel dann nicht in Lagerbuchungen vorhanden sein sollten. Ich würde Ihnen vorschlagen, dass Sie zumindest die Option “Lager sperren bei Aktualisierung” wählen und damit den Buchbestand in der Software mit einer Aktualisierung richtig setzen.
          Viele Grüße
          Jörn Lange

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