Im Bereich der Buchungserfassung -> Auskünfte können Sie das Erweiterte Buchungserfassungsprotokoll als Auskunft aufrufen. Im Gegensatz zur Auswertung Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll (welches es weiterhin gibt) können Sie in der Auskunft die Daten umfänglich sortieren, gruppieren oder nach einzelnen Buchungen suchen. Aus der Auskunft heraus können Sie die Buchung bearbeiten und den Buchungsnachweis einsehen. Sie sehen den Verlauf einer Buchung und erhalten auch eine Übersicht über archivierte (gelöschte Buchungen).
Vorteile der Auskunft Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll
Folgende Vorteile sind gegenüber der bisherigen Auswertung sichtbar:
- jahresübergreifende Anzeige von Buchungen
- individueller Aufbau und Anzeige der gewünschten Felder
- schnelle Sortierung der Datensätze nach eigenen Vorgaben
- Suche nach Buchungsbetrag und Teilen von Buchungstexten
- Exportmöglichkeit mit individuellem Aufbau der Liste
- Gruppierungsmöglichkeiten der Auskunft
Vorschaltdialog
Im Vorschaltdialog können anzuzeigende Buchungen eingegrenzt werden. Im Gegensatz zur Auswertung Erweitertes Buchungserfassungsprotokoll können Sie hier auch jahresübergreifende Perioden festlegen. Sie können
- alle jemals erfassten Buchungen der Sage 100 einsehen,
- gelöschte Buchungen betrachten,
- sich endgültig gelöschten Buchungen (archivierte Buchungen) der Sage 100 anzeigen lassen.
Arbeiten Sie mit Buchungskreisen? Auch hier kann eine Eingrenzung im Vorschaltdialog vorgenommen werden:
Aufbau der Auskunft
Wie in jeder Auskunft der Sage 100 ist es möglich, die Filterzeile einzublenden um die gewünschten Buchungen zu filtern. Sie können die Anzeige der Spalten sowie deren Reihenfolge benutzerabhängig festlegen.
Das Verschieben der Spalten können Sie vornehmen, indem Sie den Spaltenkopf des Feldes mit der gedrückten linken Maustaste an die gewünschte Position ziehen.
Neue Spalten fügen Sie über das Burger-Menü Einstellungen -> Spalten ein- und ausblenden ein. Indem Sie den Spaltenkopf mit der gedrückten linken Maustaste nach unten ziehen, wird die Spalte aus der Aufstellung gelöscht.
Optionen zur Buchung – Buchungsnachweis
Über die Schaltflächen, dem Burger-Menü oder der rechten Maustaste auf der Buchung können Sie bei aktiven Buchungen den Buchungsnachweis aufrufen.
Option zur Buchung – Buchungserfassung
Zu einer aktiven Buchung kann die Buchungserfassung aufgerufen werden. Es öffnet sich der Erfassungsbildschirm und die Buchung wird angezeigt. Wenn die Buchung nicht im aktuellen Geschäftsjahr ist, so wird diese schreibgeschützt angezeigt und man erhält den Hinweis, dass die Buchung nicht im aktuellen Jahr ist:
Ausdruck und Export
Wie in jeder Auskunft können die angezeigten Werte tabellarisch über eine Druckvorschau ausgedruckt werden und es steht Ihnen die Dateierstellung als CSV-Export oder XML-Export zur Verfügung.
Status der Buchung
In einer Spalte wir der Status der Buchung angezeigt:
aktiv – die Buchung ist aktuell und wird auch im Buchungsjournal so ausgewiesen. Sie können den Buchungsnachweis aufrufen und die Buchung bearbeiten
gelöscht – diese Buchung wurde automatisch als gelöscht markiert. Zu jeder gelöschten Buchung gibt es eine aktive Buchung. Die gelöschte Buchung zeigt den ursprünglichen Buchungssatz an, der verändert wurde. Der Aufruf der Buchungserfassung oder des Buchungsnachweises ist nicht möglich.
archiviert – diese Buchung wurde seitens des Anwenders gelöscht. Es gibt keine aktive Buchung mit der gleichen TAN (Transaktionsnummer). Im Vorschaltdialog kann gewählt werden, ob diese Buchungen auch im Erweiterten Buchungserfassungsprotokoll angezeigt werden sollen.
Einstellungen zur Auskunft
Über das Burger-Menü Einstellungen -> Listentyp und -aktualisierung können Sie festlegen, ob Sie den Listentyp Auskunft oder Auswahl nutzen möchten:
Auskunft – es können max. 50.000 Datensätze angezeigt werden. Diese Liste wird einmalig vom Server geladen. Sie können nur die geladenen Daten gruppieren, sortieren und filtern.
Auswahl – es gibt keine Beschränkungen in der Anzahl der Daten. Es werden initial 360 Datensätze geladen und im Hintergrund die restlichen Daten zur Verfügung gestellt. Die Auswahl ist daher schneller in der Anzeige. Es können die Daten nicht gruppiert werden.