Sage 100 – Schnittstelle zu Cobra CRM

Die Anbindung der Sage 100 an eine CRM-Software ist sicher eine recht umfangreiche Angelegenheit. Der Austausch soll einfach und möglichst automatisch erfolgen, die Daten sollen in beiden Systemen synchron gehalten werden und jedes System soll seine Stärke richtig nutzen – das CRM System für das Kundenmanagement und die Sage 100 für die Abwicklung der Prozesse in der Warenwirtschaft und im Rechnungswesen. Getestet habe ich die Schnittstelle cobra Sage 100 Connector der Firma Cobra (Webseite) aus Konstanz. Cobra ist ein Anbieter für CRM Software mit über 18.000 Kunden im deutschsprachigen Raum und sehr erfolgreich mit Lösungen vom einfachen Kundenmanagement bis zu komplexen CRM-Anforderungen.

Der Connector ist für die Sage 100 Versionen 8 und 9 und Cobra 2020/2021 verfügbar.

Installation

Die Installation ist in 2 Schritten sehr rasch gemacht. Einerseits werden die cobra-Komponenten mit Doppelklick in knapp 1 min installiert und andererseits muss eine Struktur im Aufgaben Center der Sage 100 hinzugefügt werden. Fertig! Das hat insgesamt nicht ganz 3 min gedauert. Die Installation wird auf jedem Client notwendig sein, der mit der Schnittstelle arbeiten möchte.
Es wird auch gleich eine Datenbankvorlage und eine Ansicht für die Sage 100 mitgeliefert, so dass man als „cobra-Neuling“ nicht alle Felder neu definieren muss, die es in der Sage 100 gibt.

Einrichtung

Die Einrichtung der Schnittstelle wird über einen Assistenten in der cobra-Software vorgenommen. Dies ist nur 1x notwendig. Man muss die notwendige Lizenz aktivieren und schon kann man die Verbindung zwischen der cobra-Datenbank und einem Mandanten der Sage 100 vornehmen. Im Bereich der Feldzuordnung trifft man die Entscheidung, welche Felder zwischen der Sage 100 und cobra verbunden werden und ob der Abgleich einseitig (cobra>sage oder sage>cobra) oder stets beidseitig erfolgen soll. Auch hier gibt es bei der installierten Datenbankvorlage schon einen Vorschlag.

Funktionen aus cobra-Sicht

Schon nach der Einrichtung der Schnittstelle kann man einen Komplettabgleich der Sage Daten vornehmen – damit werden alle Datensätze aus der Sage 100 in die cobra-Software übernommen.
In der cobra-Software gibt es eine Menüleiste zur Zusammenarbeit mit der Sage 100:

Cobra Sage 100

Über diese Menüleiste kann man die Sage 100 bzw. über den Button Adresse öffnen direkt aus dem aktuellen, in den verbundenen Sage 100 Datensatz springen.
Neue Datensätze werden in cobra erfasst und können einzeln über Adresse übergeben oder gesammelt durch eine Recherche über Recherche übergeben an die Sage 100 übergeben werden.

Werden Daten in verknüpften Adressen in cobra verändert, so wird die Änderung automatisch in die Sage 100 im Hintergrund übernommen. Ein manuelles Abgleichen ist dann nicht mehr notwendig.

Beleg erstellen

Will man einen Beleg in der Sage 100 erstellen, so kann man dies über den Button Beleg erstellen machen – damit verzweigt das Programm aus dem aktuellen cobra-Datensatz in die Sage 100 und öffnet die Belegerfassung. Natürlich muss der Datensatz zuvor in der Sage 100 angelegt sein.

Sehr gelungen fand ich die Funktion Adresse recherchieren:

Adresse recherieren

Hier kann man in cobra nach Adressen suchen, die einen bestimmten Beleg in einem Zeitraum erhalten haben, oder einen Artikel bzw. Artikel aus einer Artikelgruppe. Auch die Suche nach bestimmten Zuordnungstypen bei Ansprechpartnern ist möglich. Diese Datensätze werden dann in cobra markiert und man kann z.B. eine Mail oder einen Brief an diese Kunden/Lieferanten senden.

Cobra Software arbeitet mit Vertriebsprojekten und man kann dort nach der Funktion Artikel abgleichen auch die Sage 100 Artikel verwenden. Möchte man aus dem Vertriebsprojekt einen Sage 100-Beleg erstellen, so kann man die schon erwähnte Funktion Beleg erstellen nutzen.

Eine Menge an Auswertungen über Sage 100 Daten kann man in der cobra Software ansehen. Dabei werden die Daten entsprechend gruppiert und sortiert. Man kann hier die einzelnen Belege (inkl. Positionen!) sehen, kann Umsatzauswertungen und sogar Offenen Posten des Rechnungswesens einsehen. Die Rechteverwaltung sorgt dafür, dass nur bestimmte cobra-User die Daten einsehen können.

Funktionen aus Sage 100-Sicht

Im Adressen- Kunden und Lieferantenstamm kann man über das Burger Menü Datensätze der Sage 100 an cobra übergeben bzw. aktualisieren.

Fazit

Die Schnittstelle ist sehr einfach zu installieren, zu administrieren und sehr umfangreich in der Handhabung.  Das Handbuch zur Schnittstelle sowie Videos über die Funktionen sind auf der cobra Webseite zu finden.

Hier noch zwei Videos zu Installation der Schnittstelle und deren Handhabung:

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