Nachdem ich im Blogeintrag Sage 100 Warenwirtschaft und Sage DMS die wesentlichen Funktionen und Möglichkeiten im Ein- und Verkaufsbereich beschrieben habe, möchte ich Ihnen zum Rechnungswesen noch ein paar Anwendungsbeispiele erläutern. Mittels DMS können Sie die Belege zu einer Buchung speichern, diese schnell abrufen und damit auch die Möglichkeit des ersetzenden Scannens ins Auge fassen.

Beachten Sie, dass Sie für das ersetzende Scannen (= Papierbelege können im DMS archiviert werden und können dann vernichtet werden) eine ausführliche Verfahrensdokumentation und einen mehrstufigen Sicherungsplan der DMS Daten benötigen. Sprechen Sie dies unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab.

Möglichkeiten der Dokumentenablage im Sage DMS – Bereich Rechnungswesen

Die Ablage von Dokumenten können Sie in den verschiedenen Stammdatenbereichen oder direkt in der Buchungserfassung vornehmen. Eine weitere Möglichkeit der Ablage ist im Regiezentrum der Sage 100. Die genaue Vorgehensweise habe ich schon bei der Warenwirtschaft beschrieben:

Dokumentenablage in den Stammdatenbereichen

Wie schon in der Warenwirtschaft erläutert, können Sie Dokumente in den Stammdatenbereichen der Adressen, Kunden und Lieferanten direkt ablegen. Auch bei Kostenstellen und Kostenträger können Sie direkt Dokumente in das Sage DMS aufnehmen. In jedem dieser Bereiche können Sie auf den Datensatz gehen, zu dem ein Dokument abgelegt werden soll. Über das Burger Menü wählen Sie Dokumente – Dokumente ablegen:

Sie wählen das Inbox-Verzeichnis und sehen dort alle abgelegten Dokumente, die in das DMS aufgenommen werden können. Sie wählen das Dokument mit Doppelklick aus und legen die Eigenschaften fest:

Dokumentenablage in der Buchungserfassung

Es gibt 2 Möglichkeiten der Dokumentenablage innerhalb der Buchungserfassung:

• manuelle Ablage nach einer Buchung
• automatische Ablage der Vorauswahl

Bei der manuellen Ablage nach einer Buchung  wählen Sie über das Burger-Menü oder über die rechte Maustaste den Menüpunkt externe Dokumente ablegen und wählen so wie im Stammdatenbereich das Dokument aus. Bei der Festlegung der Eigenschaften wird die Dokumentart Buchungsbeleg vorgeschlagen. Die Adresse des Kontokorrent und die Konten der Buchung wurden bereits in die Eigenschaften übernommen.

In den Mandantengrundlagen der Sage 100 können Sie festlegen, dass Sie einen Hinweis zur Ablage eines Dokumentes nach der Buchung erhalten:

Ist der Wert auf ja gesetzt, erhalten Sie nach dem Speichern der Buchung den Hinweis zur Ablage:

Für die automatische Ablage eines Dokuments nach Vorauswahl öffnen Sie die Dokumentablage vor der Buchung und wählen den Buchungsbeleg aus.

Hierzu müssen Sie über das Burger-Menü im Bereich Buchung – Externe Dokumente ablegen (Vorauswahl) die Dokumentanlage öffnen. In einem Fenster sehen Sie nun die Dokumentablage und im anderen Fenster können Sie die Buchung vornehmen.

Eine Aufteilung auf mehrere Monitore ist möglich. Wenn Sie die Buchung speichern, so wird das vordefinierte Dokument zur Buchung automatisch verschlagwortet und im DMS abgelegt. Gerade diese Arbeitsweise ermöglicht, dass man sehr schnell und effektiv buchen und Belege dazu ablegen kann.

Buchungen, denen ein DMS Dokument zugeordnet wurde, werden in der Aufstellung der Buchungssätze entsprechend markiert:

Möglichkeiten der Dokumentensuche im Sage DMS – Bereich Rechnungswesen

Sie können die abgelegten DMS Dokumente in den jeweiligen Stammdatenbereichen und in der Buchungserfassung über das Burger-Menü Dokumente anzeigen aufrufen und einsehen. Gibt es mehrere Dokumente, wird Ihnen eine Auswahl nach Dokumentart angezeigt.

Eine weitere Suche steht Ihnen, wie auch in der Warenwirtschaft, über das Regiezentrum der Sage 100 zur Verfügung.

Über Dokumente suchen gelangen Sie in den Auswahldialog und können eine Eingrenzung nach Dokumentart und weiteren Eigenschaften vornehmen. Über einen Volltextsuchbegriff suchen Sie über alle Bestandteile eines Dokuments und über alle Schlagwörter und Eigenschaften. Die Volltextsuche ist nur möglich, wenn der abgespeicherte Beleg dies auch zulässt.

Es werden Ihnen die Treffer der Suche angezeigt. Sie können diese mailen, drucken, exportieren und die Eigenschaften ändern.

Beachten Sie, dass Sie über diese Suche alle DMS Belege einsehen können, auch Belege aus der Warenwirtschaft (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine..).

Ein Löschen von DMS Belegen aus dem Archiv ist nicht möglich.

Anzeige der Belege der Warenwirtschaft bei Buchungen im Rechnungswesen

Mit der Übergabe der Rechnungsbelege von der Warenwirtschaft in das Rechnungswesen, können Sie auch zur Buchung den passenden Warenwirtschaftsbeleg einsehen. Dazu stellen Sie die Anzeige in den Mandantengrundlagen des Rechnungswesens ein:

Wenn Sie die Auswahl nur Buchungsbelege einstellen, werden Ihnen die Belege der Warenwirtschaft nicht angezeigt.