Mit dem Beginn des neuen Geschäftsjahres und der Analyse der Buchhaltungsdaten des letzten Jahres kommt nun die Anfrage unserer Kunden, ob man sich Vorsteuern aus anderen EU-Ländern erstatten lassen kann und wie die eigentliche Abwicklung in der Sage 100 ist. Recht schnell werden Sie auf die Möglichkeiten des Vorsteuervergütungsverfahrens in der Sage 100 hingewiesen und nun fragen Sie sich, was muss man nun im Konkreten tun?
Die hier genannte Verfahrensweise bezieht sich auf die Version Deutschland – die Beschreibung für die Version Österreich finden Sie unter Vorsteuervergütungsverfahren mit der Sage 100 Österreich.
Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Mit der EU-Richtlinie 2008/9/EG erfolgt die Einführung eines elektronischen Erstattungsverfahren zur Vorsteuer für inländische Unternehmen sowie für Unternehmer aus dem übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet. Es geht um die Erstattung von Vorsteuern, die ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat gezahlt hat und diese vom anderen Staat wieder erhält. Dabei wird der Antrag beim zuständigen Finanzamt des Unternehmens gestellt. Dieses leitet den Antrag auf Erstattung der Vorsteuer an das ausländische Finanzamt weiter. Diese Regelung gilt seit 2010. Der Antrag ist in Deutschland bis zum 30. September des nachfolgenden Jahres elektronisch einzubringen. Achtung: Hier gibt es unterschiedliche Termine in den einzelnen Ländern (z.B. Finnland 30.06.). Die Vorsteuererstattung richtet sich nach den jeweiligen Vorgaben des Landes, d.h. Sie erhalten nur die Vorsteuer, wenn auch ein inländischer Unternehmer in dem Land die Vorsteuer erhält. Jedes EU-Mitgliedsland legt noch weitere Vorgaben zur Erstattung fest, so werden in der Regel nur Erstattungsbeträge von mindestens € 50 gezahlt. Beachten Sie die recht unterschiedlichen Vorgaben der einzelnen Mitgliedsstaaten.
Wie ist die Verfahrensweise in der Sage 100?
Um das Vorsteuervergütungsverfahren in der Sage 100 nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu schaffen:
- Hinterlegung der Steuercodes mit dem ausländischem Steuersatz
- Anlage eines Sachkontos für die Vorsteuer und deren Zuordnung in den Festkonten
- Aktivierung des Vorsteuervergütungsverfahrens in den Stammdaten für das jeweilige Land
- Anlage des Kreditors
- Eingabe der relevanten Daten zum Verfahren in der Buchung
- Erstellung und Übergabe der Daten an das Finanzamt
Im Folgenden möchte ich Ihnen die Verfahrensweise an einem Beispiel der Zahlung einer Tankrechnung in den Niederlanden erläutern.
Anlage der Steuercodes je Land
Sie benötigen für die Buchung der ausländischen Vorsteuer je Land eigene Steuersätze. Sie hinterlegen dazu die Höhe der Steuer in % und definieren in den Details des Steuersatzes als Steuertyp Vorsteuer oder Umsatz-oder Vorsteuer. :
Sachkonto anlegen und als Festkonto hinterlegen
Sie benötigen mindestens ein Vorsteuerkonto für die ausländische Vorsteuer, welches Sie in den Festkonten zuordnen. Beachten Sie, dass keine UStVA Kennziffer hinterlegt wird, da diese Umsätze nicht auf der Umsatzsteuervoranmeldung dargestellt werden.
Ordnen Sie dieses Konto in den Festkonten – Vorsteuer im Bereich Vorsteuer fällig dem ausländischen Steuercode zu. Aktivieren Sie den Button Abstimmen, um die neu angelegten Steuercodes in der Aufstellung zu sehen:
Aktivierung des Vorsteuervergütungsverfahrens je EU-Mitgliedsland
In den Grundlagen Mandant – Bereich Lieferschwellen aktivieren Sie die Vorsteuervergütung pro EU-Mitgliedsland:
Anlage eines Kreditors
Da beim Vorsteuervergütungsverfahren die Adresse und die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens anzugeben sind, müssen Sie dieses Unternehmen als Lieferanten in den Stammdaten anlegen. Hier können Sie auch die USt-IdNr. prüfen.
Eingabe der relevanten Daten zur Vorsteuervergütung in der Buchungserfassung
Sie buchen in der Buchungserfassung den entsprechenden Aufwand an den Lieferanten und achten dabei auf den korrekten Steuercode für die ausländische Steuer. Der Steuerbetrag wird durch das Programm errechnet:
Im Bereich des Offenen Postens geben Sie die relevanten Daten für die Vorsteuervergütung ein. Diese rufen Sie über das Burgermenü oder über den entsprechenden Button auf:
Im Dialog zur Vorsteuervergütung werden die bereits bekannten Daten (Lieferantenadresse, Umsatz und Vorsteuer) aus den Stammdaten bzw. aus der Buchung übernommen. Wenn Sie keinen vollständigen Vorsteuerabzug haben, so können Sie diese Felder manuell überschreiben:
Das Vorsteuervergütungsverfahren sieht beim Überschreiten von Betragsgrenzen vor, das dem Antrag elektronische Belege beizufügen sind. Wenn Sie diese z.B. eingescannt haben so hinterlegen Sie im Feld Beleg, den Dateinamen für den Beleg an
Im Register 1. Satz können Sie die geforderten Leistungsbeschreibungen zur Rechnung auswählen. Nutzen Sie dazu die Auswahlmenüs und hinterlegen Sie die Hauptkategorie und bis zu 2 Zusatzkategorien. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht vorgesehen:
Wenn Sie in der Hauptkategorie Sonstiges eingeben, so geben Sie weitere Ergänzungen ein und wählen dann auch die Sprache aus. Wählen Sie hier die Vorgaben, so stehen Ihnen die Felder Ergänzungen und Sprache nicht zur Verfügung.
Wenn Ihre Rechnung unterschiedliche Leistungspositionen enthält, können Sie über den Button Hinzufügen bis zu 4 weitere Register für die Leistungsbeschreibung einblenden:
Mit dem Speichern der Buchung werden auch die Daten zur Vorsteuervergütung gesichert. Über den Buchungsnachweis können Sie im Bereich der Details des Offenen Postens die Eingaben nochmals kontrollieren und ggf. verändern:
Erstellung und Übergabe der Daten
Über das Regiezentrum im Bereich Umsatzsteuer können Sie über den Menüpunkt Vorsteuervergütung die benötigte CSV-Datei erstellen:
Im Vorschaltdialog können Sie zwischen dem Datenexport oder einem Infodruck wählen. Sie legen den Zeitraum und das Land, sowie den Ablageort der Daten fest. Je Land wird eine eigene Datei erstellt.
Hinterlegen Sie für das abzugebene Land das Verzeichnis für die Belege. Die Belegdateinamen werden dann im Erstattungsantrag mit aufgeführt.
Den Antrag auf Vorsteuervergütung stellen Sie über das Portal des Bundesamtes für Steuern. Der Antrag besteht aus Informationen zum Antragsteller und aus den Anlagen zu den Vorsteuererstattungsbeträgen. Über dieses Portal finden Sie auch eine Anleitung zum Vergütungsantrag USt 1T:
Die von der Sage 100 erzeugte CSV-Datei kann dort unter Leistungsbeschreibung/Schaltfläche “CSV-Import” eingelesen werden. In der Datei sind Prüfungen eingebaut. Im Portal findet die Vollständigkeitsprüfung der Meldedatensätze statt. Ergänzungen sind in dem Portal noch möglich.